Miért veszik át a vállalatok az RPA-eszközök használatát

Hogyan viszonyulnak az RPA-eszközök más folyamatautomatizálási megoldásokhoz?

Az RPA-eszközök más munkafolyamat-automatizálási megoldásokkal összehasonlított előnyeinek megértéséhez hasznos megérteni az automatizálás és az RPA közötti különbséget. További információ a munkafolyamat-automatizálásrólA munkafolyamat-automatizálás technológiájával csökkentheti az üzleti folyamatok manuális lépéseit, de a folyamat befejezéséhez még szükség van egy személyre. Az RPA-eszközök olyan robotokat hoznak létre, amelyek a grafikus felhasználói felületen keresztül működnek, így nincs szükség emberi beavatkozásra. Ezek lehetnek olyan felügyelt folyamatok, amelyekben az embereknek továbbra is kezdeményezniük kell a feladatokat, vagy akár felügyelet nélküli folyamatok, amelyek teljes mértékben automatizáltak.

Az RPA-eszközök kevés kódolást igényelnek vagy nem igényelnek kódolást, és mivel a robotok ugyanazt az infrastruktúrát és megoldásokat használják, mint az alkalmazottak, nem kell módosítania a mögöttes architektúrát. Az RPA-megoldásokat az üzleti felhasználók irányítják. Valójában egyes RPA-megoldásokat olyan civil fejlesztőknek terveztük – technikai háttérrel nem rendelkező alkalmazottak számára – akik automatizálhatják a minden nap használt manuális folyamatokat. Minimális informatikai hozzáértéssel vagy anélkül optimalizálhatja a műveleteket, és javíthatja az alkalmazottak elégedettségét a hagyományos fejlesztés költségeinek kifizetése nélkül.

Az RPA a következőkben is különbözik a hagyományos folyamatautomatizálási eszközöktől:

• A hagyományos automatizálási folyamatokhoz szükség lehet egy technológiai infrastruktúra egy részének vagy egészének módosítására. Az RPA-robotok a grafikus felhasználói felületen működnek, és ugyanúgy kommunikálnak más rendszerekkel, mint az emberek.
• Az RPA-robotok elég rugalmasak ahhoz, hogy több alkalmazás folyamatát automatizálják.
• Mivel az RPA-robotok ismétlődő, általános folyamatokra, például adatbevitelre szolgálnak, skálázhatók és könnyebben fejleszthetők, mint az olyan munkafolyamat-megoldások, amelyeket egyetlen folyamatra terveztek.

Bár az RPA-szoftverek az ismétlődő, szabályalapú munkafolyamatok hatékonyságának növelésével teremtenek értéket, egyes folyamatokat jobb az alkalmazottakra hagyni. Általában azon a folyamatok felügyeletét, amelyek sok strukturálatlan adatot vagy grafikus információt használnak, és a gyorsan változó paraméterektől függenek, érdemes a kreatív alkalmazottakra hagyni.

Az RPA szerepe most és a jövőben

Jelenleg az RPA-szoftverek nagy láthatóságot kapnak, mivel a vállalatok megtanulják használni, és első kézből figyelik meg az általa kínált előnyöket, például az idő- és költségmegtakarítást. De mint minden technológia, az RPA is egyre kifinomultabbá válik, és az üzleti igények változásának megfelelően változik. Íme néhány előrejelzés az RPA-eszközök fejlődésére:

• Mesterséges intelligenciával való mélyebb integráció. Az RPA fejlődésével a vállalatok valószínűleg új módszereket fedeznek fel a következő szintű technológiákkal, például a mesterséges intelligenciával, a gépi tanulással vagy akár a eszközök internetes hálózatával (IoT) való összevonásra – és néhány vállalat már rendelkezik ilyenekkel. A hiperautomatizálás vagy az intelligens automatizálás kibővíti az RPA-eszközök által végrehajtható feladatokat, és lehetővé teszi számukra a különböző összetett feladatok automatizálását.
• Bonyolultabb automatizálások. A vállalatok az RPA-val automatizálják a hétköznapi feladatokat, de a mesterséges intelligenciával és a gépi tanulással való egyesítéssel teljesen új feladatok tárhatók fel, amelyeket leegyszerűsíthetnek. A vállalatok például jelenleg RPA-eszközökkel digitalizálhatják a dokumentumokat, de az AI-alapú RPA-eszközök meg is érthetik a dokumentumok tartalmát, és hiba nélkül, hatékonyan osztályozhatják azokat.
• Olcsóbb és könnyebben hozzáférhető. Amikor az RPA-eszközök először jelentek meg a piacon, nehéz volt hozzájuk jutni és költségesek voltak. Mivel azonban az RPA-szoftverek iránti kereslet megnőtt, egyre több vállalat kínálja azt. Ha több lehetőség áll rendelkezésre, az árak valószínűleg csökkenni fognak, és a funkciók versenyképesebbek lesznek.

Az RPA szoftver legfontosabb funkciói

Jelenleg számos RPA-eszköz érhető el, amelyek mindegyike különböző funkciókkal rendelkezik. De az alapvető funkciók, amelyeket a jó RPA-szoftvereknek biztosítaniuk kell, legalább az alábbiak:

• Együttműködési lehetőség. Az RPA-szoftvernek működnie kell a meglévő asztali alkalmazásokkal, webalkalmazásokkal és más nagyobb szoftveralkalmazásokkal. Emellett képesnek kell lennie a rendszer API-khoz való csatlakozásra, valamint az adatbázisok olvasására/írására.
• Adatkiegészítés. A szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy adatokat nyerjen ki a webhelyekről és a közösségi médiából.
• Különböző adattípusok feldolgozása. Fontos, hogy a szoftver képes legyen adatok kinyerésére és bevitelére, több forrásból származó adatok kombinálására, valamint feltételes utasítások, például „ha/különben” típusú utasítások követésére.
• Programozási felületek. A programozható felület fontos. Az RPA-szoftverek intelligens vagy kognitív képességeket biztosítanak a robotok döntésekhez való konfigurálásához, így elősegítve az üzlet hatékonyabb működését. A robotok például segíthetnek az informatikai támogatási jegyek megválaszolásában, némi adminisztratív teher alól mentesítve az informatikai csapatot, hogy az más kezdeményezésekre összpontosíthasson. Egyes szoftverbeállítások no-code módszereket is biztosítanak a programozási robotokhoz, de minden RPA-eszköznek képesnek kell lennie a különböző típusú alkalmazásokkal, e-mailekkel, fájlokkal és mappákkal való kommunikációra.

Az RPA szoftver kiválasztása és használata

Az elérhető RPA-eszközök kiértékelésének megkezdésekor vegye figyelembe, milyen folyamatokat tervez automatizálni. Minden robotikus folyamatautomatizálási eszközbe különböző vezérlők és parancsok vannak beépítve, amelyek meghatározzák a képességeit, ezért győződjön meg arról, hogy azok megfelelnek a munkafolyamat-automatizálási céloknak. Próbáljon meg újrahasználható összetevőket keresni, és győződjön meg arról, hogy a robotok könnyen működnek a meglévő rendszerekben.

A szervezet számára megfelelő RPA szoftver kiválasztásakor a következő feltételeket vegye figyelembe:

• Könnyen használható. Az RPA-szoftvernek elég egyszerűnek kell lennie ahhoz, hogy egy korlátozott programozási tudással rendelkező személy is fel tudja építeni az automatizálást, majd konfigurálni tudjon egy munkafolyamatot az RPA-szoftverben. Még néhány kevés kódolást igénylő RPA-ajánlat is létezik, amelyeket az informatikai ismeretekkel nem rendelkező civil fejlesztők is felhasználhatnak a munkafolyamataik automatizálására. Bármilyen szoftvert választ, annak beépített, bővíthető parancsokat, varázslókat és GUI-kat kell kínálnia.
• Rugalmas. A szoftvernek lehetővé kell tennie az egyéni funkciók konfigurálását anélkül, hogy külön fizetnie kellene a szállítónak a testreszabásért. Emellett képesnek kell lennie arra, hogy különböző használati eseteket és változó mennyiségű adatot kezeljen a konzisztens teljesítmény fenntartása mellett.
• Skálázhatóság. RPA-szoftvernek gyorsan skálázhatónak kell lennie, hogy megfeleljen a vállalkozása üzemeltetési követelményeinek, és alkalmazkodjon a frissítésekhez. A szoftvernek több robotot és több munkafolyamatot is képesnek kell lennie futtatni.

Hogyan használják az iparágak az RPA szoftvert

Minden vállalkozás talált módot az RPA-szoftverek előnyeinek kihasználására. Az olyan iparágak például, mint az egészségügy, az RPA segítségével találkozókat rögzíthetnek, elvégezhetik a betegadatok bevitelét, reklamációkat dolgozhatnak fel és kezelhetik a számlázást. Az alábbiakból megtudhatja, hogy más iparágak hogyan használják az RPA-eszközöket a folyamatok átalakítására:

• Kiskereskedelem. Megrendelések frissítése, termékek szállítása és a küldemények nyomon követése.
• Távközlés. Ügyféladatok monitorozása, csalárd adatok kezelése és az ügyfelek adatainak frissítése.
• Bankszektor. A munka hatékonyságának fokozása, valamint az adatok pontosságának és biztonságának javítása.
• Biztosítás. Munkafolyamatok kezelése, ügyféladatok bevitele és alkalmazások futtatásának támogatása.
• Gyártás. Segítségnyújtás az ellátási lánc folyamatainál, az anyagok számlázásánál, az ügyfélszolgálat és az ügyféltámogatás feladatainál, valamint az adminisztrációnál.

Az RPA-eszközök korlátai

Az RPA szoftver számos előnnyel jár, de nem mindentudó. Bár a technológia fejlődik, még mindig más technológiák hálózatának részeként működik a legjobban; még nem egy mindenre kiterjedő megoldás, amelyik minden kihívással meg tud birkózni a működés során.

Az RPA egy szabályalapú technológia, amely a legjobban strukturált adatokkal vagy előre meghatározott adatmodellt követő információkkal működik. Ahhoz, hogy sikeresen működjön, úgy kell programoznia a robotokat, hogy az Ön által kívánt módon működjenek, és csak ezeken a paramétereken belül fognak működni. Ha nem rétegzi mesterséges intelligenciával vagy gépi tanulási technológiákkal, az RPA-megoldás csak az Ön által hozzárendelt szabályok követésére képes, az általa elért tartalom megértésére vagy értelmezésére nem.

Például ahhoz, hogy egy RPA-eszköz feldolgozhassa a számlák vagy más papírok adatait, a papírnak ugyanazt a formátumot kell követnie. Az eszköz nem tud feldolgozni olyan fájlokat, amelyek eltérnek a formátumtól. Ezért az RPA-eszközök nem alkalmasak strukturálatlan adatokkal vagy előre meghatározott adatmodellt nem követő információkkal való munkára.

Emellett az RPA-eszközök nem tanulnak és nem alkalmazkodnak. Ha az üzleti folyamatok megváltoznak, újra kell programoznia a robotokat, hogy az új folyamatokkal működjenek, ami időigényes lehet. Ha az RPA-eszköz nem kompatibilis az új folyamatokkal, előfordulhat, hogy a befektetése rövid élettartamú lesz. A probléma elkerülése érdekében az RPA-eszköz bevezetése előtt fontolja meg, hogy milyen valószínűséggel változnak majd a folyamatok és a technológiák.

Hogyan segítheti elő a siker garantálását az RPA-eszközökkel

Mint minden más technológia esetében, az RPA-szoftverrel való siker attól függ, hogyan alkalmazza azt. Még a legjobb eszközök sem tudják kijavítani az alapvetően elromlott folyamatokat, ezért fontos átgondolni, hogy mely feladatokat automatizálja. A megfelelő környezetben, egy konkrét, mérhető cél szem előtt tartásával alkalmazva a megfelelő RPA-eszköz újradefiniálhatja a hatékonyság fogalmát vállalatában. Tartsa szem előtt az alábbi ajánlott eljárásokat, amikor elkezdi használni az RPA-technológiát a folyamatok automatizálásához:

• Ismerje az automatizálni kívánt folyamatot. Vizsgálja meg az összes működési folyamatát, hogy kiderítse, mely feladatok illenek leginkább az RPA-hoz. Ne feledje, hogy az RPA-eszközök általában nem képesek megérteni az információkat, ezért hacsak nem tervezi a mesterséges intelligencia beépítését, válasszon olyan folyamatot, amely egyértelműen meghatározott paraméterekkel rendelkezik, és nem igényel sok emberi beavatkozást vagy felügyeletet, mint például a találkozók ütemezése vagy a számlák feldolgozása. Egyes szoftverek, például a Microsoft Power Automate, képességeket kínálnak az automatizálásra alkalmas folyamatok azonosításához.
• Válassza ki a megfelelő eszközt. Az automatizálni kívánt folyamatok meghatározása után keresse meg az ilyen típusú munkát legjobban támogató eszközöket. Minden eszköz különböző erősségekkel rendelkezik, ezért értékelje őket a képességek, az ár, az egyszerű implementáció és a meglévő szoftverekkel való együttműködésük alapján.
• Képezze dolgozóit. Ha megtanítja munkatársainak, hogyan használják – és végül hogyan változtassák meg vagy tartsák karban – az RPA-eszközt, azzal nagyszerűen garantálhatja az eszköz folyamatos értékét, és felgyorsíthatja a befogadását az egész vállalaton belül.
• Mérje az eredményeit. Az implementáció előtt és után kövesse nyomon a fő teljesítménymutatókat (KPI-ket), például az alkalmazottak termelékenységét, az adatbevitel pontosságát, az ütemezett találkozók számát vagy a feldolgozott dokumentumokat. Ha a KPI-k nem javulnak az implementációt követően, ez annak jele lehet, hogy nem a megfelelő folyamatokat választotta ki, vagy helytelen paramétereket adott meg a robotoknak.