Hội thảo video

Kể từ khi mô hình làm việc kết hợp và làm việc từ xa phát triển, các công ty đã áp dụng hội thảo video để kết nối nhân viên – bất kể họ làm việc ở đâu.

Cho dù bạn muốn lên lịch cuộc trò chuyện video 1:1 nhanh với nhân viên dưới quyền hay lên lịch cuộc họp video lớn hơn để tổng kết tháng với toàn bộ tổ chức, phần mềm hội thảo video cũng chính là phương thức tuyệt vời để hỗ trợ nhóm của bạn làm việc cùng nhau và duy trì liên lạc.

Thông thường, để tiến hành phiên hội thảo video, tất cả những yếu tố bạn cần là phần mềm hội thảo web, kết nối Internet hoặc WiFi mạnh và thiết bị hội thảo video.

Để đảm bảo hội thảo video thành công, bạn cần một số tính năng cụ thể đáp ứng được nhu cầu của mình khi làm việc với đồng nghiệp trên toàn cầu.

Các tính năng của công cụ hội thảo video nên bao gồm những chức năng sau:

• Ghi lại cuộc họp để chia sẻ với người dự và tham khảo trong tương lại.
• Chức năng trò chuyện để kết nối với đồng nghiệp trước, trong và sau phiên hội thảo.
• Chia sẻ màn hình để làm nổi bật phần minh họa và giúp người dự theo dõi bản trình bày của bạn.
• Thêm chú thích để cung cấp thông tin rõ ràng, toàn diện và tiện dụng hơn cho mọi người dự.
• Chọn nền hoặc tải lên nền riêng để giảm thiểu tình trạng sao nhãng.
• Nút phản ứng để tương tác nhanh với nội dung hoặc cuộc thảo luận mà không làm gián đoạn cuộc gọi.
• Xem và tải xuống danh sách người dự để tham khảo và tiếp tục làm việc với người dự sau phiên.

Các công cụ hội thảo video còn phải cho người dự quyền chọn xuất hiện trên camera hay sử dụng micrô.

Theo lý tưởng thì loại phần mềm này cũng sẽ củng cố kỹ năng trình bày của bạn – sau cùng, đây là những kỹ năng quan trọng hơn bao giờ hết trong môi trường làm việc kết hợp. Microsoft Teams có một chức năng được gọi là huấn luyện viên diễn thuyết. Chức năng này giúp diễn giả nói tự tin hơn trong cuộc họp bằng cách cung cấp hướng dẫn và ý kiến phản hồi về nhịp độ, vấn đề sử dụng từ đệm và lời nhắc kiểm tra sự chú ý theo dõi của người xem.

Trong đại dịch Covid-19, hàng triệu doanh nghiệp và văn phòng đóng cửa không gian làm việc và mọi người trên khắp thế giới buộc phải cách ly tại nhà. Covid có tác động vô cùng lớn tới hội thảo video – gần như chỉ sau một đêm, "làm việc ở mọi nơi” chuyển từ một đặc quyền thời thượng của công ty trở thành khả năng buộc phải có. Các doanh nghiệp trong mọi ngành đột ngột phải học cách thích nghi.

Nhiều nhân viên sử dụng máy tính cá nhân hoặc thiết bị mượn từ công ty để làm việc. Các công ty khác trả lương cho nhân viên để mua thiết bị làm việc tại nhà và tạo ra các chính sách làm việc từ xa dài hạn khi khoảng thời gian nhiều tuần kéo dài thành nhiều tháng. Doanh nghiệp tiếp nhận các công cụ như phần mềm hội thảo video để nhân viên có thể tiếp tục cộng tác và kết nối với các nhóm phân tán.

Tại thời điểm năm 2021, thị trường hội thảo video toàn cầu trị giá 14,6 tỷ USD, theo Statista. Tầm quan trọng của hội thảo video trong thời kỳ Covid cũng như tác động của hình thức này đối với cách chúng ta kinh doanh ngày nay vẫn đang thể hiện rõ rệt ở nơi làm việc.

Trong môi trường làm việc kết hợp hiện đại, hội thảo video từ một hình thức xa xỉ đã trở thành công cụ thiết yếu. Hội thảo video mang đến cơ hội kết nối và gặp mặt trực diện cho các nhóm – cho dù đang ở cùng tòa nhà văn phòng hay ở khu vực địa lý hoàn toàn khác.

Tuy nhiên, vì không phải môi trường của nhân viên nào cũng giống nhau nên việc thiết lập một số biện pháp tốt nhất cho cuộc gọi qua mạng là vô cùng cần thiết. Ví dụ: Bạn nên tạo ghi chú cuộc họp trong một ứng dụng hoặc tài liệu kỹ thuật số, có thể truy nhập rộng rãi để giúp mọi người sắp xếp khoa học và luôn đồng thuận với nhau. Một điều quan trọng không kém là trước cuộc họp, người dự nên kiểm tra thiết bị của mình, đảm bảo thiết bị đã sẵn sàng hoạt động để tránh các sự cố kỹ thuật trong cuộc gọi nhóm.

Mặc dù đôi khi cuộc họp qua mạng vẫn cần được cải thiện hơn nữa, nhưng đây có thể là một công cụ mạnh mẽ để hợp nhất tổ chức của bạn và giúp công việc diễn ra suôn sẻ.

Covid-19 và cơ hội làm việc tại nhà đã thay đổi đáng kể vai trò của hội thảo video trong kinh doanh. Đồng thời, việc áp dụng hội thảo video có thể mở ra nhiều cơ hội cho tổ chức của bạn. Ví dụ:

• Bạn có thể mở rộng đội ngũ nhân tài bằng cách tuyển dụng bên ngoài khu vực xung quanh mình.
• Bạn sẽ được tạo điều kiện tuyển dụng thêm lực lượng lao động phù hợp với mô hình làm việc kết hợp, cho phép giờ giấc linh hoạt bên cạnh mô hình giờ hành chính truyền thống.
• Nhân viên hay di chuyển có thể duy trì tham gia và kết nối bằng một thiết bị thông minh.
• Mô hình làm việc kết hợp hoặc làm việc từ xa có thể thu hút nhân viên tham gia công ty của bạn.

Hội thảo video có thể giúp cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn, đồng thời thúc đẩy năng suất và củng cố cộng đồng thông qua cộng tác trực tiếp, theo thời gian thực.