Chuyển đổi quy trình cộng tác của nhóm với AI trong Microsoft Teams

Trong bối cảnh nơi làm việc nhịp độ nhanh ngày nay, ta cần tổ chức các cuộc họp để ra quyết định và lập kế hoạch. Tuy nhiên, ta lại dành quá nhiều thời gian vào các tác vụ hành chính như ghi chú, theo dõi mục hành động và sắp xếp theo dõi. Những tác vụ này có thể chuyển trọng tâm từ công việc có ý nghĩa và làm nhóm trì trệ.

Copilot trong Teams thay đổi điều này bằng cách tự động hóa quy trình thường nhật, để nhóm có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào việc đổi mới, giải quyết vấn đề và đạt kết quả.

AI trong hoạt động cộng tác của nhóm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn chuyển đổi cách nhóm làm việc cùng nhau. Nhờ có AI xử lý các chi tiết, nhóm có thể tập trung vào những hoạt động có tác động mạnh. Dưới đây là cách AI giúp nhóm cộng tác dễ dàng hơn:

• Cộng tác liền mạch – AI cung cấp quyền truy nhập tức thì vào các bản ghi cuộc họp nhất quán, đảm bảo thống nhất và giảm khả năng hiểu lầm.
• Tiết kiệm thời gian – AI tự động hóa các tác vụ hành chính, cho phép nhóm đầu tư thêm thời gian vào chiến lược và giải quyết vấn đề.
• Nâng cao tương tác – AI xử lý tài liệu, cho phép thành viên nhóm hoàn toàn tham gia vào cuộc thảo luận.
• Độ chính xác cao hơn – AI đảm bảo ghi chú, phân công tác vụ và chép lời chính xác, giảm thiểu lỗi do con người và cải thiện sự tin cậy trong thông tin được chia sẻ.

Các tác vụ hành chính thường mất nhiều thời gian quý báu có thể dành cho công việc có mức ưu tiên cao hơn. Với các tính năng AI trong Teams, những tác vụ thường nhật sẽ được tự động hóa, giải phóng cho nhóm để nhóm tập trung vào các hoạt động có tác động.

Dưới đây là một số cách quan trọng để thúc đẩy hiệu suất bằng tính năng tự động hóa của AI:
 

• Chép lời cuộc họp – AI tự động tạo bản chép lời chi tiết, đảm bảo tuân thủ và lập tài liệu toàn diện.
• Mục hành động – AI phát hiện các quyết định hoặc lượt theo dõi, phân công cho thành viên nhóm và đặt hạn chót trong trình quản lý tác vụ tích hợp.
• Lịch công tác linh hoạt – AI đề xuất mục lịch công tác dựa trên chủ đề cuộc họp trước đây và mốc dự án.
• Lời nhắc thông minh – AI gửi lời nhắc kịp thời về hạn chót, theo dõi và tác vụ chưa hoàn thành, giúp nhóm đúng tiến độ.

Nhờ tự động hóa các tác vụ thường nhật, AI cho phép nhóm tập trung vào công việc quan trọng hơn, cải thiện năng suất và kết quả. Ví dụ: người quản lý dự án giám sát giai đoạn ra mắt sản phẩm có thể sử dụng AI để ghi lại các quyết định, phân công tác vụ và gửi lời nhắc theo dõi, loại bỏ nhu cầu cập nhật thủ công. 

AI cũng có thể theo dõi tiến độ tác vụ và gửi lời nhắc kịp thời, giúp nhóm đúng tiến độ, giảm chậm trễ và căng thẳng, để họ có thể tập trung vào khía cạnh chiến lược của giai đoạn ra mắt.

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của cộng tác thành công, đặc biệt đối với những nhóm làm việc tại nhiều địa điểm hoặc bằng nhiều ngôn ngữ. Teams sử dụng AI để loại bỏ rào cản giao tiếp và đảm bảo mọi người trao đổi rõ ràng.

Dưới đây là một số tính năng giao tiếp hoạt động trên nền tảng AI có trong Teams:
 

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ – Dịch các cuộc trò chuyện và bản chép lời cuộc họp theo thời gian thực để đảm bảo cộng tác liền mạch giữa các nhóm toàn cầu.
• Tóm tắt theo yêu cầu – Người tham gia tham dự muộn hoặc bỏ lỡ cả một cuộc họp có thể truy nhập bản tóm tắt súc tích để luôn nắm được thông tin mới nhất mà không cần xem toàn bộ bản chép lời.
• Tin nhắn được tinh chỉnh – AI đề xuất cách diễn đạt rõ ràng hơn, chuyên nghiệp hơn cho tin nhắn, giúp cải thiện độ chính xác và giảm khả năng hiểu lầm.

Hãy hình dung một nhóm tiếp thị toàn cầu đang cùng nhau làm việc trong một chiến dịch lớn. Với bản chép lời đa ngôn ngữ và bản tóm tắt do AI tạo, các thành viên nhóm từ nhiều múi giờ khác nhau có thể đóng góp dễ dàng, luôn thống nhất và cập nhật được thông tin từ các cuộc họp đã bỏ lỡ mà không phải xem lại bản ghi dài dòng.

Những công cụ này thúc đẩy giao tiếp hòa nhập và giúp đảm bảo nhóm luôn hoạt động năng suất cũng như đồng bộ, bất kể địa điểm.

Để đạt được mục tiêu của nhóm không chỉ cần giao tiếp tích cực – mà còn cần quy trình làm việc hiệu quả. Copilot trong Teams đơn giản hóa việc quản lý, ưu tiên và lên lịch cho tác vụ, biến sự phức tạp trở nên rõ ràng. 

Dưới đây là một số ví dụ về tính năng tối ưu hóa quy trình làm việc của AI trong thực tiễn:

• Theo dõi tác vụ – Tự động ghi tác vụ từ ghi chú cuộc họp và cập nhật trạng thái khi thành viên nhóm đạt tiến độ.
• Ưu tiên thông minh – Đề xuất tác vụ hoặc hạn chót nào cần chú ý ngay lập tức, sử dụng thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu.
• Lên lịch dễ dàng – Phân tích lịch của nhóm để đề xuất thời gian họp lý tưởng, giảm thiểu xung đột khi lên lịch.

AI giúp giảm sự bất đồng bằng cách cung cấp cho nhóm chính xác những gì họ cần để chuyển tiếp hiệu quả. Chẳng hạn, một công ty tư vấn đang xử lý nhiều khách hàng có thể sử dụng công cụ AI để đơn giản hóa việc theo dõi dự án. 

Thay vì dựa vào việc cập nhật và theo dõi thủ công, trưởng nhóm sẽ có khả năng quan sát tiến độ trong thời gian thực, đảm bảo đáp ứng các mốc đúng thời hạn và hiệu quả.

Việc tiếp nhận AI không hề hóc búa. Bằng cách giải quyết những thách thức thực tế và tập trung vào lợi ích AI mang lại cho nhóm, bạn có thể tự tin chuyển đổi và nhận thấy hiệu quả ngay lập tức. Dưới đây là một số mối lo ngại thường gặp và cách các công cụ năng suất hoạt động trên nền tảng AI có thể giải quyết chúng:

Mặc dù các công cụ AI cần đầu tư ban đầu, nhưng hiệu quả mà chúng mang lại giúp tạo ra giá trị lâu dài. Tự động hóa các tác vụ như ghi chú và lên lịch giúp tiết kiệm thời gian cho công việc quan trọng hơn, nâng cao năng suất và đẩy nhanh tiến độ dự án.

Các công cụ AI tốt nhất được trang bị bảo mật và bảo vệ dữ liệu cấp doanh nghiệp. Các tính năng như lưu trữ dữ liệu mã hóa và kiểm soát tuân thủ tích hợp giúp nhóm yên tâm ứng dụng AI mà vẫn bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Các giải pháp AI xứng đáng để đầu tư được thiết kế để tích hợp mượt mà với các công cụ và quy trình hiện có. Chúng không cần nhiều thời gian đào tạo, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách đơn giản hóa các nhiệm vụ như chép lời, quản lý tác vụ và lên lịch mà không cần phải học quá nhiều.

AI đang nhanh chóng thay đổi cách các nhóm làm việc và tương lai còn hứa hẹn hơn nữa với những công cụ hoạt động trên nền tảng AI như Teams. Những khả năng mới nổi như phân tích dự đoán, hướng dẫn chủ động và tích hợp thông minh hơn sẽ giúp nhóm đón đầu thách thức, tối ưu hóa quyết định và đạt kết quả nhanh hơn. Các tổ chức tiên phong trong việc ứng dụng AI ngay từ bây giờ sẽ tạo lợi thế cạnh tranh, giúp đội ngũ phát triển mạnh mẽ trong môi trường làm việc ngày càng số hóa.

Để chọn đúng công cụ AI đòi hỏi phải hiểu rõ nhu cầu riêng của nhóm bạn. Hãy sử dụng danh sách kiểm tra nhanh này để bắt đầu đánh giá các tùy chọn:
 

• Nhu cầu – Tác vụ nào bạn cần tự động hóa hoặc cải thiện?
• Bảo mật – Công cụ có bảo vệ dữ liệu nhạy cảm không?
• Tính tương thích – Công cụ có tích hợp với hệ thống hiện tại của bạn không?
• Khả năng mở rộng – Công cụ có thể phát triển cùng doanh nghiệp không?
• Hỗ trợ – Công cụ có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt không?

Teams nổi bật so với các công cụ năng suất khác nhờ khả năng tích hợp sâu trong hệ sinh thái Microsoft 365, đồng thời khai thác tối đa sức mạnh dữ liệu của tổ chức một cách an toàn và phù hợp ngữ cảnh. Dưới đây là những điểm khác biệt:

• Tích hợp liền mạch với Microsoft 365 – Tăng cường quy trình làm việc sẵn có của nhóm. Copilot hoạt động ngay trong Teams và trong các ứng dụng Microsoft 365, mang lại trải nghiệm hoàn toàn hợp nhất.
• AI theo ngữ cảnh hoạt động dựa trên dữ liệu của bạn – Copilot không chỉ tự động hóa tác vụ trong Teams. Giải pháp này hoạt động thông minh với dữ liệu của tổ chức, tự động trích xuất thông tin liên quan từ các cuộc họp, cuộc trò chuyện, v.v. để mang lại giá trị tối đa.
• Bảo mật và tuân thủ cấp doanh nghiệp – Microsoft ưu tiên quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu ở mọi cấp độ. Không như một số công cụ khác phải dùng kho lưu trữ của bên thứ ba, Teams hoạt động trong khuôn khổ bảo mật cấp doanh nghiệp của Microsoft. Bạn luôn kiểm soát dữ liệu của mình.
• Trải nghiệm người dùng trực quan – Copilot trong Teams được thiết kế dễ sử dụng và dễ truy nhập, nâng cao năng suất mà không cần phải học quá nhiều. Việc tích hợp với các công cụ quen thuộc giúp nhóm tận dụng AI mà không làm gián đoạn quy trình làm việc hiện có.
• Có thể mở rộng quy mô cho tất cả doanh nghiệp – Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay tổ chức lớn, Copilot đều có thể mở rộng quy mô dễ dàng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Các khả năng AI của giải pháp linh hoạt theo quy mô nhóm, mang lại giá trị ở mọi cấp độ – giúp các nhóm nhỏ làm việc nhanh hơn và hỗ trợ các tổ chức lớn duy trì sự đồng bộ và hiệu quả giữa các bộ phận.

AI không còn là thứ chỉ để thêm vào mà đã trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu để hỗ trợ năng suất, cộng tác và đổi mới. Copilot trong Teams giúp nhân viên tập trung vào những điều quan trọng bằng cách tự động hóa các công việc thường nhật, đơn giản hóa quy trình và cải thiện giao tiếp. Kết quả là có thêm thời gian cho công việc ý nghĩa và ít tốn năng lượng cho các chi tiết. Để sở hữu lợi ích tốt nhất có thể, hãy dùng thử Microsoft Teams Cao cấp. Với phiên bản Cao cấp, nhóm của bạn có thể truy nhập vào những tính năng mạnh mẽ giúp cuộc họp và cuộc gọi trở nên thông minh, hấp dẫn và an toàn hơn. Từ những trải nghiệm cá nhân hóa giúp củng cố mối quan hệ đến các công cụ tiên tiến bảo vệ thông tin nhạy cảm, Teams Cao cấp đảm bảo nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và an toàn hơn. Đừng chờ đợi nữa – hãy bắt đầu khám phá cách AI trong Teams có thể chuyển đổi quy trình làm việc của bạn ngay hôm nay.