Sådan allokerer du ressourcer

Forstå ressourceallokering

Definitionen af ressourceallokering er processen med at tildele og planlægge aktiver, der effektivt understøtter dit teams mål, ved at vælge de bedste tilgængelige ressourcer til dine projekter. Her kan du administrere og maksimere ressourcerne gennem hele arbejdsforløbet, så du undgår under- eller overudnyttelse af dine medarbejdere.

Også kendt som ressourceforvaltning, er ressourcer en betydelig investering og skal udnyttes korrekt for rentabilitet og bæredygtighed. Med ressourceallokering sikrer du, at du og dine teams har alt, hvad de har brug for, når de har brug for det.

Dynamics 365 hjælper med at allokere ressourcer til dine projekter

Optimer dit budget og strømlin opgaver med Dynamics 365 Project Operations – en tilpasselig projektstyringsplatform, der maksimerer din virksomheds rentabilitet.

Få mere at vide

Der er seks trin, du skal udføre for at udføre en vellykket ressourceallokering.

1. Opret en projekttidslinje

Ved at bruge projektledelsesfærdigheder vil du opdele dit projekt i faser og opbygge individuelle opgaver inden for disse faser. Næste skridt er at administrere disse faser i stedet for projektet som helhed. Du vil også estimere længden af hver fase ved at identificere de vigtigste opgaver, du skal udføre inden for hver fase med milepæle. Når du har samlet alt dette, vil du kortlægge opgaverne, faserne og milepælene for at opbygge en projekt tidslinje.

2. Præciser vigtige ressourcer og budgetter

Ressourceallokering er en integreret del af denne proces, fordi hver opgave vil få tildelt de nødvendige ressourcer, og disse ressourcer administreres inden for opgaven. Når du har afsluttet din tidslinje, skal du identificere de ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre hver opgave.

Hvert projekt vil have sit eget sæt nødvendige ressourcer og vil variere fra projekt til projekt. Typerne af ressourcer er:

Personer: Alle teammedlemmer, der bidrager med arbejde til projektet.
Udstyr: Enhver type værktøjer eller software, du har brug for for at producere ressourcer fra idéudvikling til projektlevering. Sørg også for at tage højde for, at specialudstyr kræver en betydelig investering af tid og penge.
Materialer: Forbrugsvarer, du har brug for – herunder varer fra kontorartikler til benzin til dine biler.
Faciliteter: Bygninger og arbejdsområder, hvor teamet skal arbejde.
Budget: De penge, du skal bruge til at købe ressourcerne ovenfor.

Når du administrerer dit projekt og dets efterfølgende budget, sporer du udgifter i dit projektregnskab for at holde dig opdateret og sikre, at du ikke bruger flere penge end tildelt pr. opgave.

3. Udpeg tilgængelige ressourcer

Nu skal du finde og anmode om de ressourcer, der er nødvendige for at overholde dine deadlines. Dette inkluderer alt fra at samle udstyr og forsyninger til at finde teammedlemmer, der er tilgængelige for at arbejde. Selvom disse ressourcer må arbejde på flere projekter ad gangen, skal du være opmærksom på deres kapacitet.

4. Tildel og alloker ressourcer

Efter at have fundet dine ressourcer, skal du føje dem til projektet. Sørg for at planlægge for eventuelle udfordringer, der kan forsinke projektets afslutning – disse udfordringer kan variere fra softwareproblemer til ændringer i interessenter til skift i organisatoriske prioriteter. Her er nogle almindelige udfordringer, dit team kan stå over for, når de forsøger at levere et projekt til tiden:

Ressourcetilgængelighed
Ændringer i projektomfang
Forskelle i lokalitet og tidszoner
Proces- og opgaveforsinkelser

Selvom nogle af disse udfordringer har en større indvirkning end andre, kan alle disse forsinke leveringen af et projekt. Men heldigvis for mange af disse vil du have muligheden for at identificere og planlægge beredskabsplaner og tilsvarende teknikker, der kan anvendes på forhånd, hvis nogen af disse opstår under dit projekt.

5. Spor projektplan

Det kan synes simpelt, men enhver ændring kan påvirke din samlede projekt tidslinje fra det punkt fremad, så sørg for at tilføje ekstra tid. Vær opmærksom på:

Overbelastede og overudnyttede teammedlemmer.
Ikke planlagt ferie eller sygedage.
Forsinkede opgaver, der kan medføre betydelige forsinkelser af afhængige opgaver.
Ændringer i forretningsmål og målsætninger.

Nogle værktøjer som PSA-software (Professional Services Automation) giver mulighed for at hjælpe med at automatisere tidskrævende administrative opgaver som tidssporing, projektstyring, fakturering og meget mere.

6. Vælg en teknik til at takle blokeringer

Du vil sjældent ramme hver opgave, som oprindeligt planlagt, og afslutte et projekt på de præcise datoer. Afhængigt af dit projekts leveringsdato kan du have en vis fleksibilitet, når du kan afslutte bestemte opgaver. Der er to teknikker, du kan bruge, hvis du finder dig selv bagud i tidsplanen: ressourceudglatning og ressourceudjævning.

Ressourceudjævning fungerer godt, når du har begrænsede eller delte ressourcer, men du har mulighed for at forlænge din tidslinje. Ressourceudglatning er bedst til at optimere de ressourcer, du har til rådighed, men du har en deadline, der ikke kan forlænges.

Valget af hvilken teknik der fungerer bedst, vil afhænge af, hvor fleksibel din tidslinje vil være. Uanset hvilken teknik du vælger, skal du sikre dig, at dit ledelsesværktøj er lige så fleksibelt som du er.

Optimer ressourcer med Dynamics 365 Project Operations

Når du udarbejder projektets tidslinje og allokerer medlemmer til bestemte opgaver, skal du være helt sikker på, at dit team er projektcentreret, deadlinefokuseret og succesorienteret, uden de nogensinde føler, at de måske overskrider budgettet.

Dynamics 365 Project Operations tilbyder værktøjerne til at strømline projekter, effektivt udnytte opgaver og lede et rentabelt samarbejde inden for en enkelt løsning. Administrer dit teams tidskrævende administrative arbejde, så de kan fokusere på det kreative arbejde.

Få mere at vide