使用 Microsoft Teams 中的 AI 轉換共同作業的方式

在當今快節奏的工作場所中，會議是進行決策和規劃的重要方式。然而，往往花太多的時間在做筆記、追蹤動作項目和組織後續行動等管理工作。這些瑣碎工作可能會移轉重要工作的焦點並減緩團隊的效率。

Copilot in Teams透過自動化日常作業來節省時間，因此團隊可以將更多時間用於創新、解決問題和獲得成果。

在團隊共同作業中使用 AI，不僅能節省時間，還轉換小組的團隊工作方式。利用 AI 處理詳細資料，團隊可以專注於能造成強烈影響的活動。以下是 AI 讓團隊工作更輕鬆的原因：

• 順暢進行共同作業：AI 讓您即時存取一致性的會議記錄，確保一致並減少誤解。
• 節省時間：AI 自動執行管理工作，使團隊能將更多時間投入於擬定策略和解決問題。
• 增強參與度：AI 處理文件作業，讓團隊成員充分參與討論。
• 更高的正確性：AI 可確保筆記紀錄、工作分配和謄寫的精確性，儘量減少人為錯誤並提高對共用資訊的信任。

管理工作通常會消耗寶貴的時間，這些時間原本可以利用於更高優先順序的工作上。利用 Teams 提供的 AI 功能，讓日常工作自動化，而團隊能專注於有影響力的活動。

以下是透過 AI 自動化提高效率的一些主要方式：
 

• 會議謄寫：AI 自動生成詳細的文字記錄，確保合規性和詳盡記錄文件。
• 動作項目：AI 偵測 決策或後續行動，將其分配給團隊成員，並在整合的任務管理工具中設定截止日期。
• 動態日程：AI 會根據過去的會議主題和專案里程碑來建議議程。
• 智慧型提醒：AI 能及時傳送關於截止日期、後續行動和未完成工作的提醒，讓團隊維持預定進度。

透過自動執行日常工作，AI 讓團隊能專注於更重要的工作，提高生產力和產出結果。例如，負責監督產品上市的專案經理可以使用 AI 來記錄決策、指派工作和傳送跟進提醒，無需手動更新。 

AI 還可以追蹤工作進度並及時傳送提醒，幫助團隊維持進度並減少延誤和壓力，以便專注於產品上市的策略。

有效溝通是共同作業成功的基礎，尤其是對於跨地點或跨語言工作的團隊。Teams 透過 AI 消除溝通障礙並確保每個人的明確性。

以下是 Teams 提供的 AI 支援溝通功能：
 

• 多語言支援：即時翻譯聊天記錄和會議記錄以確保全球化團隊順暢進行共同作業。
• 簡潔的隨需摘要：延遲加入或完全錯過會議的參與者可以存取簡潔的摘要以隨時掌握資訊，而無需篩選整個文字記錄。
• 精確的傳訊：AI 建議更清晰、更專業的訊息傳遞措辭，以改進精確度來減少誤解。

想像全球行銷團隊正在合作開展一項大型行銷活動。藉由多語言謄寫和 AI 生成的摘要，不同時區的團隊成員可以毫不費力地做出貢獻，同時保持一致性並掌握錯過會議的狀況，而無需檢閱冗長的錄製內容。

這些工具促進了包容性的溝通，並有助於團隊無論位於何處都能保持生產力和同步邁進。

實現團隊目標不僅需要良好的溝通，還需要高效的工作流程。Copilot in Teams 簡化工作管理、優先排序和排程，將複雜的溝通變得易於理解。 

以下是 AI 工作流程最佳化的實際範例：

• 工作追蹤：從會議記錄中自動記錄工作，並隨著團隊成員的進度更新狀態。
• 智慧提醒優先事項：使用資料驅動的深入解析來推薦需要立即注意的工作或截止日期。
• 簡化排程：分析團隊行事曆以建議理想的會議時間，以減少排程衝突。

AI 透過提供進度向前推進所需的準確內容，有助於團隊減少摩擦。例如，一家處理多個客戶的顧問公司可以使用 AI 工具來簡化專案追蹤工作。 

團隊領導者可以即時了解進度，確保依進度有效地完成里程碑，而不需依賴手動更新狀態與後續行動。

推動 AI 採用不需感到困難。透過解決真正的挑戰，以及專注於 AI 如何直接使得團隊受益，讓您自信地做出轉變並立即看到影響。以下是一些常見的問題，以及 AI 支援的生產力工具如何解決這些問題：

雖然 AI 工具需要前期投資，但它們建立的效率可以帶來長期價值。自動執行做筆記和排程等工作，讓您騰出時間進行高優先順序的工作，提高工作效率並加快專案交付速度。

最好的 AI 工具擁有企業級安全性和資料保護功能。加密資料儲存空間和內建合規性控制等功能可幫助團隊自信地採用 AI，同時保護敏感性資訊。

值得投資的 AI 解決方案能與現有工具和工作流程無縫地整合。這只需要最少的訓練，並透過謄寫、工作管理和排程等工作的簡化來增強團隊能力，沒有陡峭的學習曲線。

AI 正在迅速改變團隊工作方式，Teams 等 AI 支援的工具將為未來帶來更大的遠景。預測性分析、主動式指導和更智慧的整合等新興功能，將使團隊能夠預先準備挑戰、優化決策並更快地交付成果。 採用 AI 的前瞻性組織將獲得競爭優勢，讓團隊能夠在愈來愈數位化的工作場所中蓬勃發展。

選擇正確的 AI 工具需要了解團隊的獨特需求。使用下列快速檢查清單開始評估您的選項：
 

• 需求：您需要自動化或改善哪些工作？
• 安全性：這個工具是否能保護敏感性資料？
• 相容性：它是否能整合現有的系統？
• 可擴縮性：是否能與您的商務一起成長？
• 技術支援：是否有良好的客戶支援嗎？

Teams 從眾多生產力工具中脫穎而出，因為能深度整合 Microsoft 365 生態系統，並且擁有結合安全與情境來充分利用組織資料的能力。以下是與眾不同之處：

• 與 Microsoft 365 無縫地整合：增強您團隊現有工作的工作流程。Copilot 直接在 Teams 和 Microsoft 365 應用程式中運作，提供完全一致的體驗。
• 由資料提供內容相關的 AI 支援：Copilot 不僅只能在 Teams 中自動執行工作。它能智慧地處理組織的資料，從會議、聊天等功能中提取相關訊息，並儘可能地提供最大價值。
• 企業級安全性和合規性：Microsoft 優先考慮資料隱私權和每個層級的安全性。不同於依賴第三方儲存空間的工具，Teams 在 Microsoft 的企業級安全性架構內運行。您的資料始終在您可控制的範圍內。
• 直覺式的使用者體驗：Copilot in Teams 易於使用和存取，無需經過陡峭的學習曲線即可提高生產力。它與您熟悉的工具整合，確保團隊可以在不中斷現有工作流程的情況下有效的調控 AI。
• 適用於各種規模：無論您是小型公司還是大型企業，Copilot 都可以輕鬆擴展以滿足您的需求。它的 AI 功能可適應各種規模的團隊，在各個層級提供價值，協助小型團隊更快地展開行動，並使大型組織能夠在各個部門間保持一致性和高效率。

AI 不再是可有可無的選擇，而是不可或缺的小幫手，能為組織提高生產力、共同作業和創新。Copilot in Teams 透過自動執行日常工作、簡化流程和改善溝通，幫助員工專注於真正重要的事情。結果是有更多的時間進行有意義的工作，而且花在細節上的精力變得更少。 要儘可能取得最大的好處，請試用 Microsoft Teams 進階版。使用進階版，您的團隊可以存取強大的功能，讓會議和通話更加智慧型、更多參與和安全。從加強連結的個人化體驗到保護敏感性資訊的進階工具，Teams 進階版可確保團隊工作更具智慧性與安全性。 不要等待 - 立即探索 Teams 中的 AI 如何轉換您的工作流程。