This is the Trace Id: 670f5113dc8f4c39aaabeafd83fea313

Mik azok a munkafolyamat automatizálási eszközök?

A munkafolyamat automatizálási eszközök és szoftverek szabályalapú logikát használva automatizálják a manuális folyamatokat és ismétlődő feladatokat – javítva a termelékenységet, hatékonyságot és a szervezeti pontosságot.
egy álló ember, aki mosolyogva néz egy táblagépet

A munkafolyamat automatizálási szoftver definíciója

 

A munkafolyamat automatizálási szoftverek leegyszerűsítik a hagyományosan manuális és idegőrlő feladatokat, így segítenek a vállalkozásoknak időt megtakarítani, csökkenteni az emberi hibák lehetőségét, és fokozzák a munkahelyi termelékenységet. A folyamatok automatizálásával lehetővé teszi a csapatok számára, hogy az ismétlődő feladatok helyett a nagyobb hatású projektekre összpontosíthassanak, és láthatóvá teszi a munkafolyamatokat, hogy segítséget nyújtson a  lehetőségek azonosításában.

 

A munkafolyamatok automatizálása többféle módon is segíti a vállalkozásokat a folyamatok pontosításában:

 

  • Feladatok automatizálása és automatikus indítása.

  • A hatékonyság és termelékenység javítása.

  • A folyamatfejlesztési lehetőségeket kínáló területek felfedezése.

  • Munkafolyamatok kezelése és teljesítményfigyelés.

  • Emlékeztetők beállítása.

  • A csapatok összhangjának fenntartása.

  • Gyakorlatban is hasznosítható betekintő adatok gyűjtése.

  • Az erőforrások kihasználtságának optimalizálása.
     

A munkafolyamat automatizálási szoftverek adatforrásokon és szabálykészleten futnak, amelyek segítségével manipulálják az adatokat, az emberi intelligenciát utánozva. Ezek a munkafolyamat-eszközök jellemzően „ha/akkor utasítások” szerint működnek, a „ha A történik, akkor végezd el B-t” szabály szerint. Ez a szabályalapú logikai rendszer meghatározza az eseményt követő műveleteket, ami időt és pénzt takarít meg, valamint csökkenti az emberi hibák kockázatát.

A Power Automate segít, hogy a lehető legtöbbet hozhassa ki munkanapjából

Automatizálja a munkafolyamatokat, és egyszerűsítsen le más folyamatokat Power Automate-tel – egy munkafolyamat automatizálási megoldással, amely segít megszabadítani az alkalmazottakat az ismétlődő feladatoktól, hogy az igazán fontos munkára koncentrálhassanak.
Ingyenes próba

A munkafolyamat automatizálási eszközök típusai

 

Az adatbeviteltől az érdeklődők figyelmének felkeltéséig és a könyvelésig a munkafolyamatok automatizálására szolgáló eszközöket úgy tervezték, hogy csökkentsék a leterheltséget és optimalizálják a folyamatokat. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalat maximalizálja az idő és az erőforrások hatékony kihasználását, hogy a munkavállalók fontosabb projektekre koncentrálhassanak, ahol általában több problémamegoldásra és kreatív gondolkodásra van szükség – amiket még a legjobb munkafolyamat automatizálási szoftver sem tud helyettesíteni.

 

A munkafolyamat automatizálási szoftver kulcsfontosságú része az üzletifolyamat-kezelésnek (BPM), és számos eszköz érhető el, amelyekkel optimalizálhatók az alapvető funkciók a vállalaton belül, és leegyszerűsíthetők a manuális feladatok. A munkafolyamat automatizálási eszközök néhány típusa:

 

Projektmenedzsment

 

A munkafolyamatok automatizálásának talán legismertebb eszköztípusa a projektkezelési alkalmazások, amik segítenek az emberek, az adatok és más eszközök összekapcsolásában a folyamatok optimalizálása érdekében. Az ilyen típusú eszközök javítják az együttműködést, és segítenek meghatározni, kezelni és javítani a csapatok által végzett munkát. A projekt láthatóságának és a kommunikáció nyitottságának fenntartásával a folyamatok végső soron gördülékenyebben és hatékonyabban működnek.

 

Értékesítés és marketing

Az értékesítési és marketing munkafolyamat-eszközök megkönnyítik az érdeklődők és az ügyfelek adatainak kezelését. A legjobb alkalmazások beépített analitikát használnak a hatékonysági hiányosságok felderítésére és a folyamatok felgyorsítására különböző csatornákon — az e-mailtől az SMS-en át a közösségi médiáig. Ezek az automatizálási eszközök nem csak ugyanazt a feladatot ismétlik meg minden alkalommal; sok közülük tulajdonképpen olyan munkafolyamatokat hoz létre, amelyek az ügyfelek viselkedése alapján testre szabott marketingtartalmat küldenek.

 

Ügyfélszolgálat
 

Az ügyfélszolgálati munkafolyamat-eszközök segítenek a jegyek automatikus hozzárendelésében az ügynökökhöz, automatikus válaszokat küldenek a gyakori kérdésekre, és automatikusan címkézik a jegyeket a beküldött kérdés alapján. Az ügyfélszolgálati munkafolyamatok automatizálásával a vállalkozások több ügyfélproblémát oldhatnak meg gyorsabban, így az élő ügynökök komplikáltabb problémákra összpontosíthatnak.

 

Pénzügy
 

A pénzügyi munkafolyamatok automatizálására szolgáló eszközök segítenek a vállalatoknak a pénzügyi folyamatok szervezettségének, szabályszerűségének és egységességének megőrzésében. Az ilyen típusú munkafolyamatok segíthetnek a napi műveletekben, például a költségvetés jóváhagyásában, a számlázásban, a beszerzési és költségelszámolási kérelmekben, valamint a számviteli nyilvántartási bejegyzésekben.

 

Emberi erőforrás
 

A munkafolyamat-eszközök az emberi erőforrások területén segítenek automatizálni a dokumentációt és csökkenteni az adminisztratív felügyeletet, mérsékelve a tévedés kockázatát és jobb támogatást nyújtva az alkalmazottaknak. Az ilyen típusú eszközök segíthetnek az új alkalmazottak kezelésében, a munkaidő-nyilvántartásokban, az álláshirdetésekben és a szabadidő-kérelmekben, így a HR-szakembereknek több idejük marad a fontos feladatokra.

Hogyan válik a munkafolyamatok automatizálása a szervezete előnyére?

 

Akár a pénzügyi, marketing vagy informatikai folyamatokat szeretné automatizálni, a munkafolyamat automatizálási szoftverek csökkentik a manuális feladatok okozta terheket, és jelentős időt, erőforrásokat és pénzt takarítanak meg a vállalkozásoknak. Ezek a munkafolyamat-eszközök nem csak felgyorsítják a folyamatokat a csapata számára, hanem segítenek időt felszabadítani a legfontosabb munkára, és irányítják a jövőbeli döntéshozatalt - egy nagyobb üzleti folyamat irányítási szoftvermegoldás részeként működve.

 

A munkafolyamat automatizálási  eszközök előnyei

 

  1. Kevesebb hiba

     

    A manuális adatbevitel fárasztó, és teret enged az apró emberi hibáknak, amelyeknek nagy hatása lehet a szervezetre — a könyvelési pontatlanságoktól a hibás számlákig. A munkafolyamat-szoftverek ezzel szemben központosított, valós idejű adatokat használnak az adminisztratív feladatok elvégzéséhez, csökkentve a költséges hibák kockázatát.

     

  2. Leegyszerűsített folyamatok

     

    A munkafolyamatok automatizálására szolgáló eszközök növelik a folyamatok átláthatóságát, csökkentik a szűk keresztmetszeteket, és a projekteket a megfelelő irányba terelik. Mivel a megbízások és a nyomon követési feladatok automatikusan hozzárendelhetők, a teljesítmény könnyebben nyomon követhető és kezelhető, ami minimalizálja a folyamat késéseit.

     

  3. Fokozott termelékenység

     

    Ha az unalmas és manuális feladatokat automatizálják, a csapatoknak több idejük és erőforrásuk marad a nagyobb hatású projektekre. Sok munkafolyamat automatizálási alkalmazás javítja az általános együttműködést is — így kevesebb idő megy el az információk felkutatására, jóváhagyások kérésére vagy a  kommunikáció követésére.

     

  4. Jobb kommunikáció

     

    A világosan megtervezett munkafolyamatok és az automatikus értesítések segítenek a munkatársaknak, hogy egyformán tájékozottak maradjanak, és megértsék a projektben betöltött szerepüket. Emellett megkönnyíti a funkciók közötti együttműködést, és javítja a feladatok elszámoltathatóságát, biztosítva, hogy mindenki ugyanazon  cél érdekében dolgozik.

     

  5. Alaposabb elemzések

     

    A jobb vizualizációt kínáló valós idejű jelentéskészítés a munkafolyamatok automatizálásának egyik legfontosabb előnye. Az adatelemzés alkalmazásával a folyamatokon a vállalkozások rögzíthetik a teljesítménnyel kapcsolatos metrikákat, azonosíthatják a lehetőségekkel kecsegtető területeket, és megalapozott döntéseket hozhatnak  tevékenységeikkel kapcsolatosan.

Így választhatja ki a legjobb munkafolyamat automatizálási eszközöket a vállalkozása igényeinek megfelelően

 

Amikor a legjobb munkafolyamat automatizálási eszközt szeretné kiválasztani vállalkozása számra, fontos, hogy először elemezze az aktuális folyamatait, azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, és tisztában legyen azzal, hogy melyik csapatok fogják használni az eszközöket. Miután már alaposabban megértette az üzleti igényeit, a következő szolgáltatásokat keresse, amikor összehasonlítja a különböző megoldásokat:

 

  • Felhasználóbarát felület és egyszerű navigáció.

  • AI és gépi tanulás az intelligens dokumentumfeldolgozáshoz (IDP).

  • Zökkenőmentes integráció külső eszközökkel és a naponta használt alkalmazásokkal.

  • Testre szabható munkafolyamatok.

  • Felhőalapú működés.

  • Napi elemzések és valós idejű jelentéskészítés.

  • Magas szintű biztonság és adatvédelem.

  • Skálázhatóság a fejlődő üzleti igényekhez.

Példák a munkafolyamat automatizálási eszközök használatára

 

Az olyan egyszerű folyamatok elvégzése esetén, mint az e-mailekre való válaszadás, a feladatok létrehozása vagy az adatok másolása egyik forrásból a másikba, gyorsan megnövekedhet az erre fordított idő. Az automatizált munkafolyamatok beállításával azonban a vállalkozások drasztikusan növelhetik a hatékonyságot, és visszaállíthatják az alapvető műveletek értékét — a marketingtől a pénzügyeken át az emberi erőforrásokig.

 

Néhány példa a munkafolyamat automatizálási eszközök használatára:

 

  • Automatikus utánkövetés és válaszok küldése, miután az ügyfél kitöltött egy kapcsolatfelvételi űrlapot.

  • Érdeklődőgondozó e-mail-sorozatok küldése egy elindított eseményt követően.

  • Automatikus számlázás az ügyfelek számára a havi  kifizetésekről.

  • SLA-k létrehozása a sürgős problémák időben történő megválaszolásának biztosítása érdekében.

  • Alkalmazotti kiadások visszatérítése.

  • Emlékeztetők küldése a határidők és jóváhagyások kapcsán.

  • Feladatok és projektek automatikus hozzárendelése a csapattagokhoz.

  • Új alkalmazottak betanítása.

  • Szabadságkérelmek jóváhagyása.

 

Intelligensebb munkamódszerek felfedezése

A Microsoft Power Automate mindenki számára lehetővé teszi, hogy automatizált megoldásokat hozzon létre a munkafolyamatok és folyamatok leegyszerűsítése érdekében. A munkahelyi automatizálással minden alkalmazottnak segíthet megszabadulni az ismétlődő, időigényes feladatoktól, és stratégiailag dinamikusabb munkahelyet hozhat létre.
További információ

Gyakori kérdések

  • A munkafolyamat automatizálási eszközök és szoftverek  szabályalapú logika alkalmazásával racionalizálják a hagyományosan manuális és idegőrlő feladatokat, így segítenek a vállalkozásoknak időt megtakarítani, csökkenteni az emberi hibák lehetőségét, és megsokszorozzák a munkahelyi termelékenységet.
  • Számos automatizálási eszköztípus  létezik a szervezet alapvető funkcióinak optimalizálására és a manuális feladatok leegyszerűsítésére. Ezek közé tartoznak a projektmenedzsmenthez, a marketinghez és az értékesítéshez, az ügyfélszolgálathoz, a pénzügyhöz és az emberi erőforrásokhoz használható munkafolyamat-eszközök.
  • A munkafolyamat automatizálással a vállalatok időt, erőforrásokat és pénzt takaríthatnak meg. A munkafolyamatok automatizálásának előnyei  közé tartozik például a kevesebb adatbeviteli hiba, a leegyszerűsített folyamatok, a megnövekedett termelékenység, a jobb kommunikáció és együttműködés, illetve a mélyebbre ható üzleti elemzések.
  • Az intelligens dokumentum feldolgozás  a mesterséges intelligenciát és a gépi tanulást használja a dokumentumok feldolgozására, a strukturálatlan vagy félig strukturált adatokból kinyerve a releváns információkat, és más üzleti alkalmazások vagy elemzések számára használható formátumokba alakítva azokat. Az automatizált dokumentum feldolgozás ennek egy egyszerűsített verziója. Az adatokat belső üzleti rendszerbe vagy táblázatkezelőbe történő konvertálással rögzíti, kivonatolja és tárolja, azonban jellemzően nem foglalja magában a dokumentumok besorolását, ellenőrzését vagy elemzését a mélyebb tanulás érdekében.
  • A munkafolyamat automatizálási eszközök jelentősen növelik a hatékonyságot, és visszaadják az alapvető műveletek értékét. Néhány példa a munkafolyamatok automatizálására  a nyomon követések és válaszok automatizálása, a feladatok létrehozása és hozzárendelése, a havi számlák küldése vagy akár a szabadság kérelmek jóváhagyása.

Kapcsolatfelvétel az értékesítési csapattal

Kérje, hogy vegyük fel Önnel a kapcsolatot

Kérjen meg egy Power Automate értékesítési szakértőt, hogy vegye fel Önnel a kapcsolatot.
Kérés küldése

A Power Platform követése