Az üzleti folyamatok automatizálásának 6 előnye

A BPA-megoldások bevezetésének előnyei

Ha már tudja, hogy mely folyamatokat lehet automatizálni és melyeket nem, valamint azt, hogy hogyan lehet dinamikus munkafolyamatot kialakítani a csapata számára, élvezheti az üzleti folyamatok automatizálására szolgáló szoftverek nyújtotta előnyöket. Íme a hat legfontosabb előny, amelyet a szervezet az üzleti folyamatok automatizálásával nyerhet:

1. Nagyobb hatékonyság és termelékenység Egy olyan új automatizálási megoldás hozzáadásával, amely kiküszöböli a hibalehetőségeket, vállalkozása működése azonnal egyszerűbbé válik, és kevesebb hiba keletkezik. A csapata által naponta végzett nehézkes és fáradságos kézi folyamatok kiküszöbölésével megszüntetheti a szűk keresztmetszetet jelentő feladatokat, és felgyorsíthatja a magasabb szintű üzleti folyamatokat az üzleti egységek, a csapattagok és a szervezeten belül mindenki számára.
   
   
2. Rövidebb idő és alacsonyabb költségek Az automatizálás segít vállalkozásának a költségek csökkentésében és a jövedelmezőség növelésében, különösen azon csapatok esetében, amelyek manuális, papíralapú folyamatokkal látják el feladataikat. Mivel a folyamatok automatizálása felgyorsítja a belső műveleteket, könnyen időt és pénzt takaríthat meg a folyamatok elvégzéséhez szükséges erőforrásokon, és a korábban a manuális feladatokkal megbízott munkatársakat fontosabb feladatokra tudja átcsoportosítani.
   
   
3. Egyszerű adat- és dokumentumkezelés Manuális folyamatok használata esetén az alkalmazottak nehezen tudják nyomon követni az írásos kommunikációt, a táblázatokat és egyéb dokumentumokat, akár kinyomtatva, akár e-mailben továbbítva. Ráadásul, ha információkat kell áthelyezni vagy számításokat kell végezni egyik adatforrásból a másikba, akkor nagyobb az esélye az emberi hibáknak, és ez több időt is igényel. A folyamatok automatizálása azt jelenti, hogy az összes dokumentum és adat egyetlen helyen található, ami leegyszerűsíti a dokumentumkezelést, így a rendszerezés és a visszakeresés is egyszerűvé válik.
   
   
4. Láthatóság és átláthatóság Nem kell további támogatást nyújtania a csapatának, mivel az automatizálási megoldások segítenek biztosítani az ajánlott eljárások betartását és a cégirányítás alkalmazását. Az adatgyűjtési, jelentéstételi és elemzési képességek révén olyan adatkezelési irányítópultokat tekinthet meg, amelyek átláthatóságot és áttekinthetőséget biztosítanak arról, hogy jelenleg ki min dolgozik, és ezáltal megalapozottabb döntéseket tesznek lehetővé.
   
   
5. A folyamatok szabványosítása és megfelelősége Az automatizálási folyamatok szigorú irányelvekkel rendelkeznek arra vonatkozóan, hogy ki végezhet módosításokat vagy frissítheti a dokumentumokat, de a csapattagok nem mindig tartják be ezeket. A BPA használatával nem kell aggódnia a kihagyott lépések miatt, mivel a folyamat már be van építve a rendszerbe. Olyan hatékony digitális munkafolyamat-automatizálást hozhat létre, amely biztosítja, hogy a megfelelő információ a megfelelő személyhez a megfelelő időben eljusson. Ez azt is jelenti, hogy a vállalkozások képesek lesznek egyszerűen nyomon követni, hogy ki milyen adatokat használ – a nevek, dátumok és hozzárendelési adatok naplózása révén. Ezeknek az információknak a dokumentálása segít az auditnaplók létrehozásában és a megfelelőség bizonyításában is.
   
   
6. Jobb munkavállalói és fogyasztói elégedettség Ha automatizált megoldással egészíti ki a folyamatokat, az alkalmazottak sok napi feladatot könnyedén, hiba nélkül tudnak elvégezni, ami sokkal elégedettebbé teszi a csapatot is. Az automatizálás olyan problémamentes környezetet biztosít, amelyben az alkalmazottak kiválóan teljesíthetnek. A menedzseri jóváhagyások is gyorsabbá válnak, ami azt jelenti, hogy alkalmazottai fontosabb projektekre összpontosíthatnak, amelyek motiválják és megújítják az üzleti döntéseket. Ráadásként pedig az ügyfelei is elégedettebbek lesznek. Mivel ügyfelei pontosabb és következetesebb adatokat kapnak, elégedettebbek lesznek a végtermékkel vagy az eredményekkel.