Transformirajte timsku suradnju pomoću umjetne inteligencije u aplikaciji Microsoft Teams

U današnjem radnom okruženju gdje se sve odvije ubrzanim tempom sastanci su ključni za donošenje odluka i planiranje. Pored toga, previše se vremena često gubi na administrativne zadatke poput vođenja bilješki, praćenja akcijskih stavki i organiziranja uputa za daljnji rad. Ovi zadaci mogu odvratiti pozornost od smislenog rada i usporiti timove.

Copilot u programu Teams to mijenja autoriziranjem rutine, tako da timovi mogu posvetiti više vremena uvođenju inovacija, rješavanju problema i postizanju rezultata.

Umjetna inteligencija u timskoj suradnji više je od uštede vremena – ona transformira način na koji timovi surađuju. Uz umjetnu inteligenciju koja se bavi detaljima, timovi se mogu usredotočiti na aktivnosti s velikim utjecajem. Evo kako umjetna inteligencija olakšava timski rad:

• Besprijekorna suradnja – umjetna inteligencija pruža trenutni pristup dosljednim zapisima sa sastanaka, osigurava usklađivanje i smanjuje nesporazume.
• Ušteda vremena – umjetna inteligencija automatizira administrativne zadatke te omogućuje timovima da ulažu više vremena u strategiju i rješavanje problema.
• Poboljšan angažman – umjetna inteligencija bavi se dokumentacijom, što članovima tima omogućuje da u potpunosti sudjeluju u razgovorima.
• Veća točnost – umjetna inteligencija jamči precizno vođenje bilješki, dodjelu zadataka i transkripte, što minimizira ljudske pogreške i povećava povjerenje u zajedničke informacije.

Administrativni zadaci često oduzimaju dragocjeno vrijeme koje bi se mogli potrošiti na poslove većeg prioriteta. Uz značajke umjetne inteligencije u aplikaciji Teams, ti su rutinski zadaci automatizirani, čime se timovima omogućuje da se usredotoče na važne aktivnosti.

Evo nekoliko ključnih načina na koje automatizacija umjetne inteligencije potiče učinkovitost:
 

• Transkripcija sastanka – umjetna inteligencija automatski generira detaljne transkripte te osigurava usklađenost i temeljitu dokumentaciju.
• Akcijske stavke – umjetna inteligencija otkriva odluke ili upute za daljnji rad, dodjeljuje ih članovima tima i postavlja rokove u integriranim upraviteljima zadataka.
• Dinamički dnevni red – umjetna inteligencija predlaže stavke dnevnog reda na temelju tema prošlih sastanaka i etapa projekta.
• Pametni podsjetnici – umjetna inteligencija šalje pravovremene podsjetnike o rokovima, uputama za daljnji rad i nedovršenim zadacima, zahvaljujući čemu timovi ostaju na pravom putu.

Automatiziranjem rutinskih zadataka umjetna inteligencija omogućuje timovima da se usredotoče na važniji posao, što poboljšava produktivnost i rezultate. Na primjer, voditelj projekta koji nadgleda plasiranje novog proizvoda može koristiti umjetnu inteligenciju za bilježenje odluka, dodjelu zadataka i slanje podsjetnika za daljnji rad, čime se eliminira potreba za ručnim ažuriranjem. 

Umjetna inteligencija također može pratiti napredak zadatka i slati pravovremene podsjetnike te pomoći timu da ostane na pravom putu i smanjiti kašnjenja i stres kako bi se mogli usredotočiti na strateške aspekte plasiranja.

Učinkovita komunikacija temelj je uspješne suradnje, posebno za timove koji rade na različitim lokacijama ili jezicima. Teams koristi umjetnu inteligenciju za uklanjanje komunikacijskih barijera i osiguravanje jasnoće za sve.

Evo nekih komunikacijskih značajki pogonjenih umjetnom inteligencijom koje su dostupne u aplikaciji Teams:
 

• Višejezična podrška – prijevod čavrljanja i transkripti sastanaka u stvarnom vremenu osiguravaju besprijekornu suradnju između globalnih timova.
• Sažeci na zahtjev – sudionici koji se pridruže kasno ili u potpunosti propuste sastanak mogu pristupiti kratkim sažecima kako bi ostali informirani bez pregledavanja cijelih transkripata.
• Preformulirane poruke – umjetna inteligencija predlaže jasniju, profesionalniju formulaciju poruka, što poboljšava preciznost i smanjuje nesporazume.

Zamislite globalni marketinški tim koji zajedno radi na velikoj kampanji. Uz višejezičnu transkripciju i sažetke generirane umjetnom inteligencijom, članovi tima u različitim vremenskim zonama mogu s lakoćom pridonijeti, ostati usklađeni i nadoknaditi propuštene sastanke bez potrebe za pregledavanjem dugih snimki.

Ovi alati promiču inkluzivnu komunikaciju i pomažu osigurati da timovi ostanu produktivni i usklađeni, bez obzira na njihovu lokaciju.

Za postizanje timskih ciljeva potrebno je više od dobre komunikacije – potrebni su učinkoviti tijekovi rada. Copilot u programu Teams pojednostavljuje upravljanje zadacima, određivanje prioriteta i zakazivanje, pretvarajući složenost u jasnoću. 

Evo nekoliko primjera kako optimizacija tijeka rada umjetnom inteligencijom izgleda na djelu:

• Praćenje zadataka – automatski bilježi zadatke iz bilješki sa sastanka i ažurira njihov status kako članovi tima napreduju.
• Pametno određivanje prioriteta – koristeći uvide temeljene na podacima preporučuje na koje je zadatke ili rokove potrebno hitno obratiti pozornost.
• Pojednostavljeno zakazivanje – analizira timske kalendare kako bi predložila idealno vrijeme za sastanke, minimizirajući sukobe u rasporedu.

Umjetna inteligencija pridonosi smanjenju problema dajući timovima točno ono što im je potrebno za učinkovito napredovanje. Na primjer, konzultantska tvrtka koja radi s više klijenata može koristiti alate umjetne inteligencije za pojednostavljenje praćenja projekta. 

Umjesto da se oslanjaju na ručna ažuriranja i upute za daljnji rad, voditelji timova imaju uvid u napredak u stvarnom vremenu i mogu se pobrinuti da se etape završe na vrijeme i učinkovito.

Rješavanje prihvaćanja umjetne inteligencije ne mora biti obeshrabrujuće. Rješavanjem stvarnih izazova i fokusiranjem na to kako umjetna inteligencija izravno koristi vašem timu, možete s povjerenjem napraviti pomak i odmah vidjeti učinak. Evo nekih uobičajenih problema i kako ih alati za produktivnost pogonjeni umjetnom inteligencijom mogu riješiti:

Dok AI alati iziskuju početno ulaganje, učinkovitost koju stvaraju pruža dugoročnu vrijednost. Automatiziranjem zadataka poput vođenja bilješki i zakazivanja oslobađa se vrijeme za poslove većeg prioriteta te povećava produktivnost i ubrzava isporuka projekta.

Najbolji AI alati dolaze sa sigurnošću i zaštitom podataka na razini tvrtke. Značajke poput pohrane šifriranih podataka i ugrađene kontrole usklađenosti pomažu timovima da s povjerenjem prihvate umjetnu inteligenciju te istovremeno štite povjerljive podatke.

Rješenja umjetne inteligencije koja su vrijedna ulaganja dizajnirana su za besprijekornu integraciju s postojećim alatima i tijekovima rada. Iziskuju minimalnu obuku i osnažuju timove pojednostavljivanjem zadataka poput transkripcije, upravljanja zadacima i zakazivanja bez zahtjevnog učenja.

Umjetna inteligencija ubrzano preoblikuje način rada timova, a budućnost obećava još više s alatima pogonjenim umjetnom inteligencijom kao što je Teams. Nove mogućnosti kao što su prediktivna analitika, proaktivna obuka i pametnije integracije omogućit će timovima da predvide izazove, optimiziraju odluke i donose brže rezultate. Tvrtke ili ustanove koje razmišljaju unaprijed i koje sada prihvate umjetnu inteligenciju steći će konkurentnu prednost – pozicionirajući svoje timove da napreduju na sve digitalnijem radnom mjestu.

Za odabir pravih AI alata potrebno je razumijevanje jedinstvenih potreba svojega tima. Upotrijebite ovaj brzi kontrolni popis za procjenu svojih opcija:
 

• Potrebe – koje zadatke trebate automatizirati ili poboljšati?
• Sigurnost – štiti li alat povjerljive podatke?
• Kompatibilnost – hoće li se integrirati s vašim postojećim sustavima?
• Skalabilnost – može li se razvijati s vašim poslovanjem?
• Podrška – ima li dobru podršku za korisnike?

Teams se ističe u odnosu na druge alate za produktivnost zbog svoje duboke integracije u ekosustav Microsoft 365, u kombinaciji sa svojom sposobnošću da iskoristi punu snagu podataka vaše tvrtke ili ustanove na siguran i kontekstualan način. Evo po čemu se izdvaja:

• Besprijekorna integracija sa sustavom Microsoft 365 – poboljšajte tijekove rada tamo gdje vaš tim već radi. Copilot radi izravno unutar aplikacije Teams i u aplikacijama okruženja Microsoft 365, nudeći potpuno objedinjeno iskustvo.
• Kontekstualna umjetna inteligencija pogonjena vašim podacima – Copilot ne automatizira samo zadatke u aplikaciji Teams. Pametno radi s podacima vaše tvrtke ili ustanove, izvlačeći relevantne informacije sa sastanaka, iz čavrljanja i više kako bi pružio najveću moguću vrijednost.
• Sigurnost i usklađenost na razini tvrtke – Microsoft daje prioritet zaštiti privatnosti podataka i sigurnosti na svakoj razini. Za razliku od nekih alata koji se oslanjaju na pohranu treće strane, Teams djeluje unutar Microsoftova sigurnosnog okvira na razini tvrtke. Vaši podaci ostaju pod vašom kontrolom.
• Intuitivno korisničko iskustvo – Copilot u programu Teams dizajniran je tako da bude jednostavan za korištenje i pristupačan te poveća produktivnost bez zahtjevnog učenja. Njegova integracija s poznatim alatima timovima omogućuje korištenje umjetne inteligencije bez ometanja postojećih radnih procesa.
• Skalabilan za sve – bilo da ste mala tvrtka ili velika tvrtka, Copilot se lako može prilagoditi vašim potrebama. Njegove mogućnosti umjetne inteligencije prilagođavaju se bilo kojoj veličini tima, pružajući vrijednost na svakoj razini – pomažući malim timovima da budu brži i omogućujući velikim tvrtkama ili ustanovama da ostanu usklađene i učinkovite na svim odjelima.

Umjetna inteligencija više nije nešto što je lijepo imati – neophodan je suputnik za produktivnost, suradnju i inovacije. Copilot u programu Teams pomaže zaposlenicima da se usredotoče na ono što je stvarno važno automatiziranjem rutinskih zadataka, pojednostavljivanjem procesa i poboljšanjem komunikacije. Rezultat je više vremena za smislen rad i manje trošenja energije na detalje. Da biste dobili najveće moguće pogodnosti, isprobajte Microsoft Teams Premium. Uz Premium, vaš tim dobiva pristup naprednim značajkama koje sastanke i pozive čine pametnijima, zanimljivijima i sigurnijima. Od personaliziranih iskustava koja jačaju veze do naprednih alata koji štite povjerljive podatke, Teams Premium omogućuje da vaš tim radi pametnije i sigurnije. Nemojte čekati – već danas počnite istraživati ​​kako umjetna inteligencija u aplikaciji Teams može transformirati vaše tijekove rada.