Sjednocená komunikace jako služba

UCaaS je cloudový model poskytování služeb, který sdružuje nástroje sjednocené komunikace, jako je chat, sdílení souborů, telefonování a videokonference, do jediného rozhraní nebo platformy.

Díky sjednocené komunikaci a spolupráci získávají firmy větší kontrolu nad svými pracovními postupy a procesy, zatímco zaměstnanci jsou lépe propojení. Díky řešením sjednocené komunikace taky mizí nutnost přepínat mezi několika komunikačními nástroji, čímž se napomáhá lepší organizaci a zvyšuje se efektivita a produktivita na pracovišti. 

Termín „Unified communications“, neboli sjednocená komunikace, označuje různé nástroje pro komunikaci a produktivitu, které jsou integrované do jedné platformy. Mezi běžné nástroje platforem sjednocené komunikace patří telefon VoIP, zasílání rychlých zpráv, e-mail, online schůzky, konference, kalendáře a plánování.

Termín „as a service“, tedy „jako služba“, označuje model poskytování cloudových služeb a softwaru.  

Hlavní rozdíl mezi sjednocenou komunikací (UC) a sjednocenou komunikací jako službou (UCaaS) spočívá jednoduše v tom, kde je poskytovatel sjednocené komunikace hostován. Sjednocená komunikace (UC) je širší pojem, který zahrnuje UCaaS, a může být na bázi cloudu nebo hostovaná na místě. Oproti tomu UCaaS je cloudové řešení.

Protože jsou systémy UCaaS založeny na cloudu, jsou obvykle snadněji škálovatelné a nákladově efektivnější než tradiční místní systémy sjednocené komunikace. Mnoho řešení UCaaS funguje na bázi měsíčního nebo ročního předplatného, přičemž cena se odvíjí od jednotlivých úrovní služeb a počtu uživatelů. Tradiční místní platformy sjednocené komunikace na druhou stranu vyžadují větší počáteční investici a navíc poplatky za údržbu a licence.

Technologie sjednocené komunikace používá ke správě komunikace jediné rozhraní, které umožňuje týmům plynule přepínat mezi kanály – od zasílání zpráv spolupracovníkům přes volání zákazníkům až po videokonference se zúčastněnými stranami. Nepotřebujete už tak víc platforem nebo poskytovatelů různých služeb, protože UCaaS zjednodušuje mnoho komunikačních nástrojů, které firmy používají každý den, do jedné platformy, a podporuje tak spolupráci a produktivitu.

Vzhledem k tomu, že UCaaS funguje přes internet, mají zaměstnanci přístup k potřebným nástrojům téměř z jakéhokoli zařízení a kdykoli. Zaměstnanci tedy můžou pracovat efektivně a zůstat ve spojení, ať už jsou kdekoli – v kanceláři, doma nebo na cestách.

Namísto hostování platforem sjednocené komunikace v tradiční místní síti jsou řešení UCaaS bezpečně hostovaná přes internet. Tím mizí potřeba údržby a technické podpory na místě a je možné řešení sjednocené komunikace nasadit rychleji a levněji, což je obzvláště užitečné, když se podniky rozrůstají nebo se mění jejich organizační potřeby. Cloudová řešení sjednocené komunikace taky lépe podporují mobilní nebo hybridní pracovníky, což firmám pomáhá šetřit kancelářské i cestovní výdaje.

Systém UCaaS pomáhá podnikům zvýšit efektivitu a produktivitu a zaměstnancům pomáhá zůstat ve spojení, ať jsou kdekoli. Mezi zásadní funkce UCaaS patří:

• Chat: Zasílání rychlých zpráv pomáhá rozptýleným týmům propojit se v reálném čase. Chat často zahrnuje funkce, jako jsou individuální a skupinové zprávy, týmové a projektové kanály a funkce sdílení souborů pro rychlou a pohodlnou komunikaci.
  
  
• Hlasové hovory: Telefonní služby, jako je přesměrování hovorů, konferenční hovory, nahrávání hovorů a pokročilé směrování hovorů, pomáhají firmám v rychlejším rozhodování. V rámci UCaaS hlasové funkce fungují na bázi technologie VoIP.
  
  
• Videohovory: Videohovory umožňují online schůzky pro týmy a s tím i interakci tváří v tvář i v různých časových pásmech. Pokročilé funkce pro spolupráci, jako je sdílení obrazovky, nahrávání a chat, pomáhají týmům využít tento základní nástroj co nejlépe.
  
  
• Spolupráce: Funkce pro spolupráci, jako jsou kalendáře a plánování, sdílení souborů a nástroje pro správu projektů, usnadňují zaměstnancům spolupráci napříč jednotlivými funkcemi a slaďování cílů.

Efektivní komunikace je nezbytná pro podniky jakékoli velikosti, zejména v situaci, kdy se stále víc společností přizpůsobuje modelu trvalé hybridní práce a práce na dálku. UCaaS ale pomáhá týmům nejen s virtuální spoluprací – pomáhá taky firmám udržet si konkurenceschopnost na měnících se trzích.

Mezi některé výhody UCaaS patří:

• Nižší náklady
  Protože je UCaaS založena na cloudu a funguje v jednom rozhraní, firmy vynakládají méně prostředků na údržbu, licenční poplatky a počáteční instalaci. Firmy můžou taky ušetřit na kancelářských a cestovních výdajích.
  
  
• Škálovatelnost
  Řešení UCaaS zjednodušují onboarding a usnadňují přidávání nových uživatelů podle toho, jak se týmy rozrůstají. Systémy UCaaS budou taky vybaveny nejnovějšími technologiemi pro zlepšení podnikových procesů a budou se automaticky aktualizovat pomocí nových bezpečnostních funkcí, nástrojů a aplikací.
  
  
• Vyšší produktivita
  Namísto práce na několika platformách mají zaměstnanci všechno potřebné na jednom místě – což zvyšuje efektivitu pracovních postupů a řízení projektů. To týmům pomáhá postupovat rychleji a vylepšit kvalitu práce.
  
  
• Flexibilita
  Díky různým komunikačním nástrojům v jedné platformě pomáhá UCaaS firmám rychle reagovat a přizpůsobovat se změnám a rychleji reagovat na potřeby zákazníků. UCaaS taky umožňuje zaměstnancům se spolehlivým připojením k internetu pracovat téměř odkudkoli na jakémkoli zařízení.

UCaaS firmám přináší řadu výhod, ale je třeba vzít v úvahu i některé nevýhody.

Mezi výhody UCaaS patří:

• rychlejší nasazení,
  
  
• větší mobilita pro zaměstnance,
  
  
• úspora nákladů,
  
  
• lepší efektivita pracovních postupů,
  
  
• vždy aktualizovaná technologie.

Mezi nevýhody UCaaS patří:

• závislost na kvalitním internetovém připojení,
  
  
• omezené tísňové volání.
  
  
• Možné problémy s interoperabilitou se stávajícím hardwarem.

Přechod na technologii UCaaS může být přínosem pro každou organizaci, ale ve změně můžou firmám bránit obavy z přerušení komunikace. Aby byl přechod plynulejší a byla zajištěna kontinuita provozu, zvažte následující osvědčené postupy:

1. Proveďte audit svého stávajícího souboru komunikačních nástrojů.
   Při přechodu ze staršího komunikačního systému na platformu UCaaS je důležité identifikovat všechny současné komunikační nástroje, které zaměstnanci používají ve všech týmech a odděleních. Možná zjistíte, že se nástroje překrývají nebo že některé funkce vůbec nepoužíváte, a díky tomu se můžete při přechodu na nový systém UCaaS informovaně rozhodovat.
   
   
2. Zhodnoťte svoje potřeby.
   Systémy UCaaS obvykle fungují na základě plánu služeb na různých úrovních a je tedy důležité vědět, jaké funkce potřebujete a v čem spočívají vaše současné nedostatky. Toto zhodnocení je taky příležitostí získat zpětnou vazbu od členů týmu a zjistit, kde by bylo možné pracovní postupy zlepšit.
   
   
3. Informujte svůj tým a zveřejněte časový plán přechodu.
   Při přechodu na systém UCaaS se ujistěte, že váš tým zná harmonogram přechodu. Budete nový systém zavádět postupně, nebo okamžitě? Informovaní zaměstnanci budou mít dostatek času na zdokumentování procesů a tím se na minimum omezí narušení provozu.
   
   
4. Prostudujte si včas studijní materiály.
   Dá se sice očekávat, že přechod na jiný komunikační systém bude náročný na učení, ale poskytnutím podpory a potřebných zdrojů hned na počátku přispějete k hladšímu průběhu procesu. Využijte výukové materiály poskytované poskytovatelem UCaaS nebo uspořádejte školení, abyste zajistili, že zaměstnanci budou mít pro zavedení nového systému UCaaS k dispozici všechno, co potřebují.

Investice do nové platformy UCaaS přináší mnoho výhod pro nové i zavedené firmy, ale porovnávání poskytovatelů a hledání toho pravého může být obtížné. Pokud chcete najít nejlepšího poskytovatele sjednocené komunikace pro svoji firmu, mějte na paměti následující kritéria:

1. Zákaznická podpora
   Má poskytovatel UCaaS stále k dispozici živý chat nebo telefonickou podporu? Bude při počáteční implementaci nebo migraci systému k dispozici asistence? Je k dispozici onboarding týmu nebo dlouhodobé školení? Při hledání nejlepšího poskytovatele systému sjednocené komunikace je důležité vědět, jaká pomoc je k dispozici v případě nutnosti řešit nějaký problém.
   
   
2. Zabezpečení
   Vzhledem k tomu, že hybridní zaměstnanci a zaměstnanci pracující na dálku používají různé sítě a různá zařízení, je důležité vyžadovat u poskytovatele UCaaS komplexní bezpečnostní funkce. Než přistoupíte k investici, zeptejte se zástupce poskytovatele systému sjednocené komunikace na jejich infrastrukturu se šifrováním dat, správu hrozeb a přístupových oprávněních a kontrolách.
   
   
3. Spolehlivost
   Při porovnávání poskytovatelů systémů sjednocené komunikace zvažte jejich historii provozuschopnosti nebo si vyžádejte dokumentaci o spolehlivosti poskytovatele. Procento doby bezproblémového provozu by mělo být vyšší než 99. Můžete si taky prostudovat stránky poskytovatelů sjednocené komunikace na sociálních sítích a zjistit, zda se v minulosti vyskytovaly výpadky.
   
   
4. Konzistentní uživatelské prostředí
   Systém UCaaS usnadňuje zaměstnancům práci na různých zařízeních, takže konzistentní uživatelské rozhraní a uživatelské prostředí jsou velmi důležité. Šetří se tím čas a zaměstnancům se usnadní orientace v komunikačních nástrojích, které denně používají, a jejich správa. Zároveň se sníží nároky na IT oddělení v případě nutnosti poskytnout podporu.

Kvůli pandemii COVID-19 se technologie UCaaS stala pro mnoho firem nezbytností – umožňuje týmům pracovat na dálku a zachovat si konkurenceschopnost i v době nejistoty. V budoucnu bude UCaaS nadále klíčovou součástí digitální transformace podniků, která pomůže týmům zlepšit interní procesy, zapojení zákazníků a přizpůsobit se novým trhům.

Technologie UCaaS tu zůstane, protože stále víc společností zavádí trvalý hybridní nebo flexibilní pracovní model. Aby bylo možné vyhovět potřebám distribuované pracovní síly, vyvíjejí se funkce UCaaS rychlým tempem.

Klíčovým aspektem platforem UCaaS se například staly signály přítomnosti, které informují spolupracovníky o tom, že je někdo pryč, má hovor nebo ukazuje prezentaci. Tyto nástroje taky eliminují rušivé vlivy a pomáhají zaměstnancům udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, protože ukazují, když někdo nechce být rušen, soustředí se nebo je na celý den odhlášený. U UCaaS došlo i k rozvoji funkcí videa a chatu díky novým funkcím reakcí, které podporují účast v diskusích a lépe zapojují publikum do schůzek.

S vývojem komunikačních technologií se stále víc podniků obrací ke cloudovým platformám sjednocené komunikace, aby si zajistily nejnovější funkce a zabezpečení. Mezi další trendy, které ovlivňují budoucnost podnikových komunikačních technologií, patří:

Technologie umělé inteligence a strojového učení, od chatbotů a chytrých asistentů až po přehledy o datech, se budou v rámci platforem sjednocené komunikace dál rozvíjet. V rámci UCaaS může umělá inteligence pomoct zlepšit pracovní postupy automatizací procesů, zlepšit dostupnost pomocí funkce převodu řeči na text a zvýšit efektivitu pomocí inteligentního plánování a doporučování.

UCaaS je jasnou výhrou v oblasti komunikace a propojování zaměstnanců, ale může taky posílit vztahy se zákazníky. S rozvojem podnikových technologií nabízí víc řešení UCaaS bezproblémový způsob, jak zlepšit zákaznickou zkušenost integrací kontaktních center nebo nástrojů pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) do jedné platformy.

Víc způsobů komunikace a spolupráce znamená víc vstupních bodů pro bezpečnostní hrozby. Spolu vývojem komunikačních technologií budou platformy sjednocené komunikace pokračovat v posilování svojí infrastruktury, aby se zlepšila správa hrozeb, šifrovací služby a ochrana dat. UCaaS může taky vyvíjet bezpečnostní doplňky s ohledem na určitá odvětví s cílem řešit potřeby dodržování předpisů.