Cẩm nang tiếp nhận Microsoft 365 Copilot

Hướng dẫn từng bước dành cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp

Chào mừng bạn đến với Microsoft 365 Copilot

Các tổ chức trong nhiều ngành đã chuyển từ việc thảo luận sang triển khai AI ở quy mô lớn. Cẩm nang này, được đúc kết từ những thông tin chuyên sâu của Chương trình tiếp cận sớm Microsoft 365 Copilot, cung cấp cho bạn các bước thực tế để nhanh chóng trở thành tổ chức sử dụng AI, đẩy nhanh quá trình sử dụng và tương tác, cũng như theo dõi tiến độ và tác động. Cẩm nang này trả lời các câu hỏi chính, bao gồm:

Tôi nên cho những ai dùng Copilot đầu tiên?
Bộ phận nào trong tổ chức của tôi có thể đạt mức năng suất cao nhất?
Làm cách nào để tôi thúc đẩy nhân viên nhanh chóng sẵn sàng cho công việc?
Tại sao việc xây dựng động lực sớm với Copilot lại quan trọng?
Khi nào tôi sẽ bắt đầu thấy kết quả kinh doanh?
Có những cách nào để đo lường tác động?

Chuẩn bị sẵn sàng – chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn dùng AI

Bước 1: Xem lại cài đặt bảo mật và dữ liệu của bạn

Microsoft 365 Copilot kế thừa quyền bảo mật và dữ liệu Microsoft 365 của bạn, vì vậy, việc áp dụng các biện pháp quản lý nội dung và quản trị dữ liệu vững chắc trước khi bắt đầu triển khai là điều cần thiết. Hợp tác với các trưởng nhóm CNTT để xem xét các chính sách hiện hành và khuyến khích đội ngũ tuân thủ các biện pháp quản lý nội dung tốt nhất hiện có.

Bước 2: Thận trọng với việc chỉ định chỗ

Tập trung giấy phép vào một số lĩnh vực của doanh nghiệp bạn để bắt đầu. Nghĩ xem ai là người sử dụng ứng dụng Microsoft 365 nhiều nhất, xác định các trường hợp sử dụng cụ thể đối với Copilot và cấp giấy phép cho toàn bộ nhóm để mọi người có thể học hỏi lẫn nhau.

Bước 3: Thành lập hội đồng AI

Hội đồng AI của bạn sẽ là nguồn phản hồi chính và giúp thúc đẩy quá trình tiếp nhận. Hội đồng này nên bao gồm một nhà bảo trợ trong đội ngũ điều hành cũng như đại diện từ bộ phận CNTT, nhóm quản lý sự thay đổi và nhóm quản lý rủi ro.

Bước 4: Giúp mọi người xây dựng thói quen làm việc mới

Có nhiều quan điểm khác nhau về AI, vì vậy, điều quan trọng là hỗ trợ, đào tạo và truyền đạt rõ ràng để chuyển đổi quy trình làm việc cũng như tư duy sang tương lai công việc do AI hỗ trợ. Điều quan trọng không kém là kiểm soát kỳ vọng về những việc Copilot có thể và không thể làm, cũng như biết khi nào nên sử dụng khả năng của AI và khi nào nên dựa vào chuyên môn của con người.

Triển khai và gắn kết – tăng tốc hoạt động sử dụng và tương tác

Bước 5: Tạo cộng đồng người dùng Copilot

Tạo động lực thông qua việc học hỏi lẫn nhau. Cộng đồng người dùng giúp mọi người học hỏi từ những người đã triển khai Copilot thành công và đưa ra những mẹo thực tế cho các vai trò cụ thể.

Bước 6: Xác định những quán quân trong việc sử dụng Copilot và những người tiếp nhận sớm

Những quán quân trong việc sử dụng Copilot khơi dậy sự quan tâm đến Copilot và chỉ ra những lợi ích thực sự của Copilot trong công việc hàng ngày. Để tìm ra những quán quân của bạn, hãy tìm đến hội đồng AI hoặc cộng đồng người dùng, yêu cầu người quản lý xác định đại diện nhóm hoặc sử dụng Bảng tổng quan Microsoft Copilot.

Bước 7: Coi đào tạo liên tục là tiêu chuẩn

Thường xuyên sử dụng Copilot giúp Copilot trở thành một phần mở rộng tự nhiên trong quy trình làm việc của mọi người. Công bố nhiều nguồn tài nguyên, hướng dẫn và đào tạo để tạo ra văn hóa học tập liên tục.

Tạo ra tác động – theo dõi tiến độ và kết quả kinh doanh

Bước 8: Đo lượng tác động với Bảng tổng quan Microsoft Copilot

Đo lường mức sử dụng và áp dụng ở mỗi giai đoạn triển khai với dữ liệu thời gian thực. Bạn sẽ có thể xem những thông tin như Copilot đang được sử dụng nhiều nhất trong những ứng dụng nào và thậm chí là số lượng người dùng Copilot đang hoạt động trên toàn doanh nghiệp của bạn.

Bước 9: Họp thường xuyên với hội đồng AI của bạn

Kiểm tra thường xuyên để duy trì mục tiêu AI của bạn. Thảo luận về những điều đang làm tốt, các lĩnh vực cơ hội tiềm năng và thách thức liên quan đến cách làm việc mới này.

Bước 10: Công khai ăn mừng thành công

Hãy nhớ ghi nhận các mốc của bạn. Những câu chuyện thành công có vai trò lớn quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình áp dụng, thu hút các bên liên quan và đảm bảo rằng tổ chức của bạn tối đa hóa tác động của Copilot.

Nâng cao và tối ưu hóa việc tích hợp AI trong toàn doanh nghiệp của bạn

Bước 11: Tùy chỉnh Copilot cho doanh nghiệp của bạn

Nâng cao Copilot bằng các tác nhân được tạo sẵn để cải thiện các quy trình và luồng công việc, hoặc xây dựng tác nhân của riêng bạn bằng Copilot Studio để lấp đầy khoảng cách. Copilot dễ dàng kết nối với các hệ thống bên ngoài Microsoft 365 để giúp bạn sử dụng tối đa AI.

Bước 12: Tối ưu hóa với các tác nhân Copilot dựa trên vai trò

Mở rộng Copilot cho các vai trò riêng lẻ với các tác nhân tích hợp được thiết kế riêng cho các nhiệm vụ và chức năng cụ thể—như bán hàng, dịch vụ và tài chính—để bạn không phải bắt đầu từ đầu.

Copilot

Các gói và giá

Khám phá cách Copilot có thể giúp mọi người thực hiện công việc hiệu quả hơn. Thêm Copilot vào gói Microsoft 365 của bạn hoặc mua cả hai nếu bạn mới bắt đầu.

Dành cho tổ chức lớn Dành cho doanh nghiệp