5 typov nástrojov na spoluprácu, ktoré zvyšujú produktivitu

Ako nástroje na spoluprácu zvyšujú produktivitu

Každý podnik profituje z výbornej tímovej práce. Spolupráca medzi členmi tímu je kľúčová, či už predávate kvetinové vzory alebo vytvárate ďalšiu aplikáciu pre smartfóny. Vynikajúca spolupráca si však vyžaduje vynikajúcu komunikáciu. Štúdie ukazujú, že kvalita tejto komunikácie je oveľa cennejšia ako jej kvantita.

V tomto článku sa dozviete, ako nástroje pomáhajú vzdialeným tímom spolupracovať a zvyšovať produktivitu. Zistite tiež, ako môžu najnovšie nástroje umelej inteligencie pomôcť tímom urýchliť komunikáciu, zjednodušiť úlohy, zvýšiť kreativitu a mnoho ďalšieho.

Spolupráca na pracovisku sa neustále vyvíja

Spolupráca je pracovanie na spoločnom projekte alebo cieli a v súčasnosti je dôležitejšia ako kedykoľvek predtým. Vytvorenie pracoviska, na ktorom sa darí spolupráci, však nejde vždy tak hladko, ako sa plánovalo. Niekedy tímom chýba spoločná vízia alebo členovia tímu nerozumejú svojim povinnostiam, čo vedie k zmätku a neefektívnosti.

Preto je dôležitý výber správnych nástrojov na spoluprácu. Spolupráca na pracovisku sa našťastie vyvinula z čias nekonečných e-mailov a cyklov schôdzí. Dnešné nástroje využívajú výhody neustále pripojenej siete s prístupom k súborom v reálnom čase a spolupráce vhodnej pre distribuované tímy a hybridnú prácu.

Na zlepšenie efektívnosti, produktivity a tímovej spolupráce sa objavili nástroje na spoluprácu, ako sú videokonferencie, softvér na cloud computing a teraz aj umelá inteligencia.

Význam a potreba nástrojov na spoluprácu sa dostali do popredia počas vrcholiacej konferencie COVID-19, keď mnohí zamestnanci boli nútení pracovať na diaľku dlhší čas. Podľa spoločnosti Gartner Inc. prieskum, takmer 80 percent pracovníkov bude v roku 2021 používať nástroje na spoluprácu pri práci, pričom v roku 2019 to bola len o niečo viac ako polovica pracovníkov.

Hoci existuje mnoho druhov online nástrojov na spoluprácu, ktoré pomáhajú tímom efektívne komunikovať a zostať koordinovanými, správne nástroje v správny čas môžu zabezpečiť efektívnejšiu prácu tímov.

Výber správnych nástrojov na spoluprácu

Spolupráca na pracovisku vyzerá v každej spoločnosti a v každom tíme inak. V závislosti od svojej veľkosti, štruktúry a umiestnenia čelia všetky organizácie jedinečným výzvam, pokiaľ ide o spoluprácu. Pri zavádzaní nových nástrojov na spoluprácu zvážte nasledujúce otázky:

Máte zavedený proces riadenia zmien? Implementácia nového nástroja si vyžaduje plánovanie a prípravu. Zvážte, či máte organizačnú podporu pre zmenu, spoločnú víziu výsledku, logistickú podporu a podporu zamestnancov a spôsob monitorovania vplyvu zmeny.

Existuje rýchla krivka učenia? Jedným z najdôležitejších faktorov pri každej novej službe je jednoduchosť používania. Vyžiadajte si ukážku nástrojov, ktoré vás zaujímajú, a hľadajte napríklad intuitívne rozhrania a jednoduchú navigáciu.

Ako najlepšie komunikujú vaše tímy? Používajú radšej výlučne chat a viackanálové nástroje na zasielanie správ, alebo komunikujú aj pomocou e-mailu a nástrojov na riadenie projektov?

Na akých projektoch spolupracujú vaše tímy? Rôzne odvetvia potrebujú rôzne nástroje na spoluprácu. Napríklad marketingová firma potrebuje iné nástroje ako výrobná spoločnosť. Uistite sa, že rozumiete rozsahu projektov, na ktorých budú vaše tímy pracovať.

Koľko ľudí musí spolupracovať? Menšie tímy komunikujú, zdieľajú informácie a poskytujú aktualizácie o pokroku inak ako väčšie tímy. Vyberte správne nástroje na spoluprácu podľa veľkosti tímu a organizácie.

Chcete používať viacero nástrojov alebo univerzálnu platformu? Vykonajte audit svojich súčasných nástrojov. Po identifikácii všetkých technológií na spoluprácu, ktoré už máte k dispozícii, sa rozhodnite, či chcete pridať nové nástroje alebo nahradiť staré, aby ste maximalizovali výhody spolupráce v rámci celej spoločnosti.

Je dôležitá integrácia a kompatibilita? Ak nájdete nástroj, ktorý je ideálny na jednu vec, zvážte, či je bezproblémovo integrovaný s inými aplikáciami a softvérom. Uistite sa tiež, že nástroj je kompatibilný so všetkými typmi súborov, ktoré váš tím používa.

Je zabezpečenie najvyššou prioritou? Nástroje na spoluprácu sa výrazne líšia, pokiaľ ide o možnosti zabezpečenia. Zvážte tie s politikami, ktoré kontrolujú autorizáciu prístupu na schôdzky, zdieľanie súborov, chat a externý prístup. Niektoré nástroje tiež ponúkajú šifrovanie typu end-to-end, zatiaľ čo iné ponúkajú kľúče v držbe zákazníka.

Koľko chcete minúť? Pri výbere nástroja na spoluprácu sú kľúčovým faktorom náklady. Niektoré sú bezplatné, iné majú cenové plány na mesiac, rok alebo počet používateľov. Ak je potrebná úprava nástroja, môže to znamenať ďalšie náklady.

Máte čas a rozpočet na školenie? Školenie vášho tímu o nástrojoch na spoluprácu je nevyhnutné. Nezabudnite, že aby nástroje na spoluprácu fungovali, musia ich ľahko prijať všetci členovia tímu. Keď sa rozhodnete pre riešenie, venujte čas školeniu tímov a začnite pomaly prechádzať na nový softvér alebo nástroj.

Niektoré ďalšie kľúčové funkcie, ktoré treba zvážiť pri výbere nástrojov na spoluprácu:

Chatovanie a viackanálové zasielanie správ
Flexibilita (asynchrónna spolupráca, spolupráca naživo a na tabuli)
Škálovateľnosť
Integrácia umelej inteligencie

Šesť typov nástrojov na spoluprácu na zvýšenie produktivity

Nástroje na riadenie projektov udržiavajú veci na správnej ceste

Microsoft 365 Copilot

Šetrite čas a sústreďte sa na to najdôležitejšie vďaka umelej inteligencii v službe Microsoft 365 pre podniky.

Ďalšie informácie

Či už plánujete svadby alebo vytvárate webové stránky, pravdepodobne ste už pracovali na veľkých projektoch, ktoré si vyžadujú, aby svoju časť práce odviedlo veľa ľudí. Našťastie existujú nástroje na riadenie projektov , ktoré pomáhajú efektívne riadiť všetky pohyblivé časti.

2. Videokonferencie budujú vzťahy

Predstavte si, že potrebujete zorganizovať dôležité schôdze, ale polovica vášho tímu je na cestách alebo pracuje na diaľku. Videokonferencia je spôsob, ako získať všetky výhody schôdzí tvárou v tvár, ktoré sú založené na výskume, bez nákladov a náročnosti plánovania niečoho osobne. 

3. Chat dokončujte prácu rýchlejšie

Niekedy je najefektívnejšie jednoducho položiť rýchlu otázku a dostať rýchlu odpoveď. Vďaka nástrojom na okamžité zasielanie správ vytvoreným pre vašu kanceláriu sa môžu členovia tímu rýchlo informovať a riešiť problémy.

4. Revízia dokumentov v reálnom čase znižuje oneskorenia

Zabudnite na e-mailové reťazce plné príloh a zmätočných úprav, ktoré sa do dokumentu alebo prezentácie nedostanú. Vďaka spolupráci na dokumentoch v reálnom čase môžu tímy súčasne pracovať na tom istom projekte, či už ide o textový dokument, tabuľku alebo prezentáciu v programe PowerPoint.

5. Správa verzií v cloude udržiava veci usporiadané

Ukladanie projektov v cloude umožňuje jednoduchú kontrolu verzií, vďaka ktorej môže každý, kto má prístup, kedykoľvek prejsť na internet, nájsť konkrétnu verziu a v prípade potreby uložiť kópiu pred pridaním pripomienok. Navyše, používanie aplikácií na spoluprácu, ako je Microsoft Teams, uľahčuje vyhľadávanie a bezpečné zdieľanie súborov s ostatnými.

6. Zvýšte pripojiteľnosť, produktivity a kreativitu pomocí umelej inteligencie

Udržať si náskok pred konkurenciou je vždy náročné, ale pomocou nástrojov umelej inteligencie môžete svojim tímom poskytnúť výhodu. Zrýchlite komunikáciu, zjednodušte úlohy zamestnancov a urýchlite poskytovanie služieb pomocou riešení s umelou inteligenciou, ako je Microsoft 365 Copilot. Predvídajte potreby svojho tímu a predchádzajte výpadkom vďaka prediktívnym funkciám a urýchľujte operácie pomocou automatizácie.

Medzi úlohy, s ktorými môžu nástroje umelej inteligencie pomôcť, patria:

Prehľadávanie archívov e-mailov a chatu
Sumarizácia schôdzí
Príprava prezentácií
Vytváranie nových produktov a služieb
Prispôsobenie možností
Zlepšenie rozhodovania

Inteligentnejšia práca s umelou inteligenciou: Podpora pracovnej sily pomocou nového partnera pre vyššiu produktivitu

V tejto e-knihe sa dozviete, ako sa dajú nástroje ako Microsoft 365 Copilot použiť na vytvorenie prostredia, v ktorom sa darí kreativite a produktivite.

ZÍSKAŤ ELEKTRONICKÚ KNIHU

Výhody a výzvy nástrojov na spoluprácu

Výhody nástrojov na spoluprácu znamenajú vyššiu efektivitu a produktivitu. Väčšina nástrojov je navrhnutá tak, aby prevzala časť záťaže riadenia projektov od vedúcich a členov tímu.

Jednou z hlavných výziev pri používaní nástrojov na spoluprácu je prekonanie krivky učenia sa pri zavádzaní nových nástrojov, ako je napríklad umelá inteligencia. Keď sa do tímu pripoja noví členovia, ich oboznámenie s používaním nástrojov môže trvať dlhšie. Stručné úvodné príručku a kanály YouTube pomáhajú urýchliť školenie zamestnancov.

Práca online zvyčajne ponúka efektívnosť a možnosti riadenia projektov, aby každý mohol byť organizovaný a plniť úlohy. Navyše cloud computing skracuje čas oneskorenia, takže každý má k dispozícii aktuálne informácie.

Pri umelej inteligencii nezabúdajte, že všetky výstupy z týchto výkonných automatizačných nástrojov by mali pred použitím skontrolovať a overiť ľudia.

Umožnite tímom pracovať inteligentnejšie a bezproblémovo spolupracovať

Správne nástroje na spoluprácu môžu pomôcť vašim tímom dosiahnuť spoločne viac a umožniť im pracovať odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Ak sa chcete dozvedieť viac o nástrojoch na spoluprácu od spoločnosti Microsoft, navštívte tieto zdroje:

Nástroje na spoluprácu

Riadenie projektov

Nástroje umelej inteligencie

Informácie o autorovi

Tím Microsoft 365 sa zameriava na zdieľanie zdrojov, ktoré vám pomôžu začať s podnikaním, viesť svoj podnik a postupne ho rozširovať.

ISIACE PRODUKTY
Microsoft Teams

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť

^{Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.}