Есть ли у вас процесс управления изменениями? Внедрение нового инструмента требует планирования и подготовки. Подумайте, есть ли у вас организационная поддержка изменений, общее видение результата, материально-техническая поддержка и поддержка сотрудников, а также способ отслеживания влияния изменений.
Есть ли возможность быстрого обучения? Одним из важнейших факторов для любого нового сервиса является простота использования. Запросите демонстрацию интересующих вас инструментов и обратите внимание на такие аспекты, как интуитивно понятный интерфейс и простая навигация.
Как лучше всего общаются ваши команды? Предпочитают ли они использовать исключительно чат и многоканальные средства обмена сообщениями или также общаются с помощью электронной почты и инструментов для управления проектами?
Над какими проектами работают ваши команды? В разных отраслях нужны разные инструменты для совместной работы. Например, маркетинговой компании нужны иные инструменты, чем производственной. Убедитесь, что вы понимаете, над какими проектами в разных отраслях будут работать ваши команды.
Сколько человек необходимо для совместной работы? Небольшие команды общаются, обмениваются информацией и предоставляют обновления о ходе работ иначе, чем более крупные команды. Выбирайте правильные инструменты для совместной работы в зависимости от размера команды и организации.
Хотите вы использовать несколько инструментов или универсальную платформу? Проведите аудит существующих инструментов. После определения всех уже имеющихся технологий совместной работы, решите, нужно ли добавить новые инструменты или заменить старые, чтобы максимально использовать преимущества совместной работы в масштабах всей компании.
Важна ли интеграция и совместимость? Если вы нашли инструмент, который идеально подходит для выполнения одной задачи, подумайте, легко ли он интегрируется с другими приложениями и программами. Также убедитесь, что инструмент совместим со всеми типами файлов, которые использует ваша команда.
Является ли безопасность главным приоритетом? Инструменты для совместной работы сильно различаются, когда дело касается возможностей безопасности. Рассмотрите те, у которых есть политики, который управляют авторизацией доступа к собраниям, обменом файлов, чатом и внешним доступом. Кроме того, некоторые инструменты предлагают сквозное шифрование, а другие — ключи, хранящиеся у клиента.
Сколько вы хотите потратить? При выборе инструмента для совместной работы стоимость является ключевым фактором. Некоторые из них бесплатны, в то время как другие имеют тарифные планы на месяц, год или количество пользователей. Кроме того, если требуется настройка инструмента, это может потребовать дополнительных затрат.
Есть ли у вас время и средства на обучение? Обучение вашей команды работе с инструментами для совместной работы очень важно. Помните, чтобы инструменты для совместной работы работали, они должны быть легко освоены всеми членами команды. Как только вы определитесь с решением, уделите время обучению команды и начните постепенный переход на новое программное обеспечение или инструмент.
Следите за новостями о Microsoft 365