This is the Trace Id: 53289d6fb8244197a3d897eba046b765

Cinco tipos de ferramentas de colaboração que melhoram a produtividade

Um grupo de pessoas a bater palmas.

Como as ferramentas de colaboração melhoram a produtividade

Todas as empresas beneficiam de um excelente trabalho em equipa. A colaboração entre os membros da equipa é fundamental, quer esteja a vender desenhos florais ou a criar a próxima aplicação para smartphone. Mas uma excelente colaboração requer excelente comunicação. E a qualidade dessa comunicação, segundo os estudos, é muito mais valiosa do que a quantidade.

Neste artigo, saiba como as ferramentas ajudam as equipas remotas a colaborar e a melhorar a produtividade. Além disso, descubra como as mais recentes ferramentas de IA podem ajudar as equipas a acelerar a comunicação, simplificar tarefas, aumentar a criatividade e muito mais.

A colaboração no local de trabalho está sempre em evolução

A colaboração consiste em trabalhar em conjunto para um projeto ou objetivo comum e é agora mais importante do que nunca. Mas criar um local de trabalho onde a colaboração prospera nem sempre corre tão bem como planeado. Por vezes, as equipas não têm uma visão partilhada ou os membros da equipa não compreendem as suas responsabilidades, o que gera confusão e ineficiência.  

Por conseguinte, é importante escolher as ferramentas de colaboração corretas. Felizmente, a colaboração no local de trabalho evoluiu desde os dias das intermináveis conversações de e-mail e dos ciclos giratórios de reuniões. As ferramentas atuais tiram partido de uma rede sempre ligada, com acesso em tempo real a ficheiros e colaboração adequada para equipas distribuídas e trabalho híbrido. 

As ferramentas de colaboração, como a videoconferência, o software de computação na cloud e agora a IA, surgiram para melhorar a eficiência, a produtividade e a colaboração entre equipas. 

A importância e a necessidade de ferramentas de colaboração vieram à tona durante o auge da COVID-19, com muitos colaboradores forçados a trabalhar remotamente por longos períodos de tempo. De facto, de acordo com um inquérito da Gartner Inc., quase 80 por cento dos trabalhadores utilizaram ferramentas de colaboração para trabalhar em 2021, face a pouco mais de metade dos trabalhadores em 2019. 

Embora existam muitos tipos de ferramentas de colaboração online para ajudar as equipas a comunicarem eficazmente e a manterem-se coordenadas, as ferramentas certas no momento certo podem manter as equipas a trabalhar de forma mais eficiente.

Escolher as ferramentas de colaboração certas

A colaboração no local de trabalho é diferente para cada empresa e cada equipa. Dependendo da sua dimensão, estrutura e localização, todas as organizações enfrentam desafios únicos quando se trata de trabalhar em conjunto. Considere as seguintes questões ao implementar novas ferramentas de colaboração:

Tem um processo de gestão da mudança em vigor? A implementação de uma nova ferramenta requer planeamento e preparação. Pense se tem apoio organizacional para a mudança, uma visão partilhada do resultado, apoio logístico e dos colaboradores e uma forma de monitorizar o impacto da mudança.

Existe uma curva de aprendizagem rápida? Uma das considerações mais importantes para qualquer novo serviço é a facilidade de utilização. Solicite uma demonstração das ferramentas que lhe interessam e procure aspetos como interfaces intuitivas e navegação simples.

Como é que as suas equipas comunicam melhor? Preferem utilizar exclusivamente ferramentas de chat e de mensagens multicanal ou também comunicam por e-mail e ferramentas de gestão de projetos?

Em que tipos de projetos colaboram as suas equipas? Diferentes sectores necessitam de diferentes ferramentas de colaboração. Por exemplo, uma empresa de marketing precisa de ferramentas diferentes das de uma empresa de fabrico. Certifique-se de que compreende a variedade de projetos específicos do setor em que as suas equipas irão trabalhar.

Quantas pessoas precisam de colaborar? As equipas mais pequenas comunicam, partilham informações e fornecem atualizações de progresso de forma diferente das equipas maiores. Selecione as ferramentas de colaboração adequadas com base na dimensão da equipa e da organização.

Pretende utilizar várias ferramentas ou uma plataforma tudo-em-um? Efetue uma auditoria às suas ferramentas atuais. Depois de identificar toda a tecnologia de colaboração que já tem, decida se quer adicionar novas ferramentas ou substituir as antigas para maximizar os benefícios da colaboração em toda a empresa.

A integração e a compatibilidade são importantes? Se encontrar uma ferramenta perfeita para fazer uma coisa, considere se esta se integra perfeitamente com outras aplicações e software. Certifique-se também de que a ferramenta é compatível com todos os tipos de ficheiros que a sua equipa utiliza.

A segurança é uma prioridade principal? As ferramentas de colaboração variam bastante quando se trata de capacidades de segurança. Considere as que possuem políticas que controlam a autorização de acesso a reuniões, partilha de ficheiros, chat e acesso externo. Além disso, algumas ferramentas oferecem encriptação ponto a ponto, enquanto outras oferecem chaves detidas pelo cliente.

Quanto é que quer gastar? Ao selecionar uma ferramenta de colaboração, o custo é um fator essencial. Algumas são gratuitas, enquanto outras têm planos de preços por mês, ano ou número de utilizadores. Além disso, se for necessário personalizar a ferramenta, isso pode representar um custo adicional.

Tem tempo e orçamento para formação? A formação da sua equipa em ferramentas de colaboração é essencial. Lembre-se de que, para que as ferramentas de colaboração funcionem, têm de ser facilmente adotadas por todos os membros da equipa. Depois de escolher uma solução, dedique algum tempo a formar as equipas e comece a fazer uma transição lenta para o novo software ou ferramenta. 

Outras funcionalidades importantes a considerar ao selecionar ferramentas de colaboração: 

  • Chat e mensagens multicanal 
  • Flexibilidade (colaboração assíncrona, em direto e no quadro digital)  
  • Escalabilidade
  • Integração de IA

Seis tipos de ferramentas de colaboração para melhorar a produtividade 

  1. As ferramentas de gestão de projetos mantêm as tarefas em dia
Mãos a escrever num teclado com um ícone de cadeado.

Microsoft 365 Copilot

Poupe tempo e concentre-se no que é mais importante com a IA no Microsoft 365 para pequenas e médias empresas.
Saiba mais

Quer esteja a planear casamentos ou a criar sites, é provável que tenha trabalhado em grandes projetos que exigem a participação de muitas pessoas. Felizmente, existem ferramentas de gestão de projetos para ajudar a gerir eficazmente todas as partes em movimento.

  

2. A videoconferência constrói relações

 

Imagine que precisa de ter uma reunião importante, mas metade da sua equipa está a viajar ou a trabalhar remotamente. A videoconferência é uma forma de obter todos os benefícios baseados em investigação de reuniões presenciais sem as despesas e o desafio de planear algo pessoalmente.  

 

3. O chat permite fazer as coisas mais rapidamente

 

Por vezes, é mais eficiente enviar uma pergunta rápida e obter uma resposta imediata. Com as ferramentas de mensagens instantâneas criadas para o seu escritório, os membros da sua equipa podem dar consultar e resolver problemas rapidamente. 

 

4. A revisão de documentos em tempo real reduz os atrasos

 

Esqueça as cadeias de e-mail cheias de anexos e as edições confusas que não chegam a fazer parte do documento ou da apresentação. Com a colaboração em documentos em tempo real, as equipas podem trabalhar em conjunto no mesmo projeto em simultâneo, quer se trate de um documento de texto, de uma folha de cálculo ou de uma apresentação em PowerPoint. 

 

5. O controlo de versões na cloud mantém tudo organizado

 

O armazenamento de projetos na cloud permite um controlo fácil das versões, o que permite a todos os que têm acesso acederem online a qualquer momento, encontrarem uma versão específica e guardarem uma cópia, se necessário, antes de acrescentarem feedback. Além disso, a utilização de aplicações de colaboração como o Microsoft Teams facilita a localização e a partilha segura de ficheiros com outras pessoas. 

 

6. Aumente a conetividade, a produtividade e a criatividade com a IA

 

Manter-se à frente dos seus concorrentes é sempre um desafio, mas pode dar às suas equipas uma vantagem com ferramentas de IA. Acelere a comunicação, simplifique as tarefas dos colaboradores e acelere a prestação de serviços com soluções de IA como o Microsoft 365 Copilot. Antecipe as necessidades da sua equipa e evite tempos de inatividade com capacidades de previsão e acelere as operações com a automatização.

Algumas tarefas em que as ferramentas de IA podem ajudar incluem:

  • Pesquisar nos arquivos de e-mail e chat
  • Resumir reuniões
  • Elaboração de rascunhos de apresentações
  • Gerar novos produtos e serviços
  • Personalizar experiências
  • Melhorar a tomada de decisões

Trabalhar de Forma Mais Inteligente com IA: Capacitar a sua Equipa de Trabalhadores com um Novo Parceiro em Produtividade

Neste e-book, descubra como ferramentas como o Microsoft 365 Copilot podem ser utilizadas para criar um ambiente onde a criatividade e a produtividade prosperam.

Benefícios e desafios das ferramentas de colaboração

  O benefício das ferramentas de colaboração significa maior eficiência e produtividade. A maioria das ferramentas foi concebida para retirar aos líderes e aos membros da equipa uma parte do peso da gestão de projetos.

Um dos principais desafios da utilização de ferramentas de colaboração é ultrapassar a curva de aprendizagem da adoção de novas ferramentas, como a IA. Quando se juntam novos membros à equipa, pode ser necessário algum tempo para os familiarizar com a utilização das ferramentas. Os guias de início rápido e os canais do YouTube ajudam a acelerar a formação dos colaboradores. 

Normalmente, o trabalho online oferece eficiência e capacidades de gestão de projetos para manter todas as pessoas organizadas e atentas às tarefas. Além disso, a computação na cloud reduz o tempo de atraso, para que todas as pessoas estejam atualizadas. 

Não se esqueça também que, no que diz respeito à IA, qualquer resultado destas poderosas ferramentas de automatização deve ser revisto e verificado por humanos antes de ser utilizado.

Capacite as equipas a trabalharem de forma mais inteligente e a colaborarem sem problemas

As ferramentas de colaboração corretas podem ajudar as suas equipas a alcançar mais objetivos em conjunto e permitir-lhes trabalhar a partir de qualquer lugar e a qualquer momento. Para saber mais sobre as ferramentas de colaboração da Microsoft, visite estes recursos:

Ferramentas de Colaboração

 

Gestão de Projetos

 

Ferramentas de IA

 

Sobre o autor

A equipa do Microsoft 365 está concentrada na partilha de recursos para ajudar a iniciar, gerir e expandir o seu negócio.

A equipa do Microsoft 365 está focada em partilhar recursos para ajudar a iniciar, gerir e expandir o seu negócio.

Introdução ao Microsoft 365

É o Office que já conhece com as ferramentas que o ajudam a trabalhar melhor em equipa, para poder ser mais produtivo a qualquer altura e em qualquer lugar.
Comprar Agora
As Informações e Ideias para Empresas não constituem aconselhamento profissional sobre impostos ou finanças. Deverá contactar o seu profissional de assuntos relacionados com impostos ou finanças para falar sobre a sua situação.

Siga o Microsoft 365