Vai jums ir ieviests izmaiņu pārvaldības process? Jauna rīka ieviešana prasa plānošanu un sagatavošanos. Apsveriet, vai jums ir organizācijas atbalsts izmaiņām, kopīga vīzija par iznākumu, loģistikas un darbinieku atbalsts, kā arī veids, kā pārraudzīt izmaiņu ietekmi.
Vai pastāv ātras apgūšanas līkne? Viens no vissvarīgākajiem apsvērumiem saistībā ar jaunu pakalpojumu ir lietošanas ērtības. Pieprasiet to rīku demonstrāciju, kas jūs interesē, un meklējiet tādas lietas kā intuitīvs interfeiss un vienkārša navigācija.
Kā jūsu komandas sazinās vislabāk? Vai lietotāji vēlas izmantot tikai tērzēšanu un vairāku kanālu ziņojumapmaiņas vai arī vēlas sazināties arī ar e-pasta un projektu pārvaldības rīku palīdzību?
Kāda veida projektos jūsu komanda sadarbojas? Dažādām nozarēm ir nepieciešami dažādi sadarbības rīki. Piemēram, mārketinga un ražošanas uzņēmumam ir nepieciešami atšķirīgi rīki. Pārliecinieties, vai izprotat nozarei specifisko projektu diapazonu, ar kuru strādās jūsu komandas.
Cik daudziem lietotājiem ir jāsadarbojas? Mazākas komandas sazinās, koplieto informāciju un sniedz norises atjauninājumus citādi nekā lielākas komandas. Izvēlieties pareizos sadarbības rīkus atbilstoši komandas un organizācijas lielumam.
Vai vēlaties izmantot vairākus rīkus vai visaptverošu platformu? Veiciet savu pašreizējo rīku auditu. Kad identificēsit visas sadarbības tehnoloģijas, kuras jau izmantojat, izlemiet, vai vēlaties pievienot jaunus rīkus vai aizstāt vecos rīkus, lai maksimāli izmantotu uzņēmuma līmeņa sadarbības ieguvumus.
Vai integrācija un saderība ir svarīga? Ja atrodat rīku, kas ir ideāli piemērots viena veida darbam, apsveriet, vai tas nevainojami integrējas ar citām programmām un programmatūru. Pārliecinieties arī par to, vai rīks ir saderīgs ar visiem failu veidiem, ko izmanto jūsu komanda.
Vai drošībai ir augstākā prioritāte? Sadarbības rīki ievērojami atšķiras, ja runa ir par drošības iespējām. Apsveriet tos, kam ir politikas, kuras kontrolē sapulču piekļuves autorizāciju, failu koplietošanu, tērzēšanu un ārējo piekļuvi. Turklāt daži rīki piedāvā visaptverošu šifrēšanu, kamēr citi piedāvā klienta atslēgas izmantošanu.
Cik daudz vēlaties tērēt? Izvēloties sadarbības rīku, izmaksas ir svarīgs faktors. Daži ir bezmaksas, bet citiem ir izcenojuma plāni par mēnesi, gadu vai lietotāju skaitu. Turklāt, ja ir nepieciešama rīka pielāgošana, tās var būt papildu izmaksas.
Vai jums ir laiks un budžets apmācībai? Jūsu komandas apmācība par sadarbības rīku izmantošanu ir būtiski svarīga. Atcerieties, ka, lai sadarbības rīki darbotos, tie ir ērti jāapgūst visiem grupas dalībniekiem. Kad ir pieņemts lēmums par risinājumu, veltiet laiku, lai apmācītu komandas un sāktu lēnām pāriet uz jauno programmatūru vai rīku.
Sekot produktam Microsoft 365